Quy trình làm việc của phòng kinh doanh

Kinh doanh, một trong những bộ phận không còn xa lạ với bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Thế nhưng chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì, bạn đã biết chưa? Đâu là những mô hình tổ chức phòng kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp nhất hiện nay? Bài viết này, Abbycard.com sẽ giúp bạn tìm hiểu về các vấn đề này.

Quy trình làm việc của phòng kinh doanh

Chức năng của phòng kinh doanh là gì?

Thực hiện việc tham mưu cho ban Giám đốc trong các công tác phân phối thị trường cho sản phẩm hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp, phụ trách chính trong các công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường cho sản phẩm, công tác xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng. Báo cáo kế hoạch thường niên về các hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả những nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

• Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng, thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.
• Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.
• Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
• Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.
• Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh.
• Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.
• Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.
• Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….
• Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.
• Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
• Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.
• Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.
• Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.

3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh

The island – Mô hình hòn đảo

Mô hình hòn đảo của phòng kinh doanh sẽ dẫn đến một môi trường kinh doanh truyền thống mà mục tiêu của nhân viên là bán được càng nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt. Trên thực tế có rất ít tổ chức sử dụng mô hình này.

Bạn cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản như một vài buổi training, bản demo các sản phẩm mà công ty đang bán, thông tin về chính sách hoa hồng, và có thể có hoặc không một văn phòng làm việc. Tất cả chỉ có vậy.

Sơ đồ mô hình tổ chức phòng kinh doanh dang hòn đảo

 Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là “ông chủ” của riêng họ.

Nghĩa là, mỗi nhân viên kinh doanh về cơ bản phải chịu trách nhiệm cho tất cả các bước của quy trình bán hàng. Họ phải tự tìm kiếm leads, chuyển đổi thành SQLs và chốt đơn hàng.

Bởi vậy, những nhân viên kinh doanh trong mô hình này phải đối mặt với áp lực cạnh tranh cao hơn. Họ cạnh tranh khốc liệt không chỉ với các đối thủ kinh doanh khác trên thị trường mà còn ngay với cả những đồng nghiệp trong đội nhóm.

Mô hình phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.

Ưu điểm

– Cần rất ít sự giám sát 1-1 giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh

– Dễ dàng áp dụng với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng

Nhược điểm

– Tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong công ty

– Công ty ít có quyền kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm / dịch vụ bởi mỗi nhân viên kinh doanh có những phong cách quảng cáo bán hàng riêng

– Rất khó để thu thập và tổng hợp các dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ

The assembly line – Mô hình dây chuyền

Mô hình dây chuyền chính là yếu tố góp phần thúc đẩy cuộc Cách mạng công nghiệp và xây dựng lên dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng oto Ford. Đây là mô hình đạt hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.

Bạn có thể áp dụng mô hình này cho phòng kinh doanh của công ty. Nguyên vật liệu thô về cơ bản là các khách hàng tiềm năng, sau đó dần được xử lý và tinh chế trong chu kỳ kinh doanh.

Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh của bạn thành 4 nhóm theo chức năng:

– Lead generation team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm / dịch vụ.

– Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.

– Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.

– Customer Success team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value – LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.

Sơ đồ mô hình tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền

Mô hình dạng dây chuyền sẽ chuyên biệt hóa đội ngũ nhân sự trong phòng kinh doanh. Khách hàng sẽ được chuyển đổi lần lượt qua các giai đoạn trong phễu bán hàng – từ lead đến SQL rồi đến khách hàng chính thức.

Nhờ sự chuyên biệt hóa chức năng này, mỗi team trong phòng ban sẽ chịu trách nhiệm với những KPI kinh doanh riêng biệt.

Cũng nhờ có sự chuyên biệt hóa, bạn có thể nhận ra những vấn đề đang tồn tại và khắc phục dễ dàng hơn.

Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định thời điểm cần thiết phải thiết lập bộ phận tiếp theo trong mô hình dây chuyền. Nếu nhân viên kinh doanh của bạn dành trên 20% thời gian cho một nghiệp vụ phụ nào đó, đồng nghĩa với việc bạn cần tách riêng nó ra và tìm nhân sự chuyên môn để đảm nhận.

Điểm mạnh

– Giúp minh bạch hoá các chỉ tiêu KPI, chỉ số đo lường và dự đoán cho doanh nghiệp

– Dễ dàng xác định các vấn đề trong phễu bán hàng và khắc phục chúng

– Chuyên môn hóa trong công việc đồng nghĩa với hiệu quả hơn

Điểm yếu

– Nếu chỉ có 2 nhân viên thì không thể chia phòng kinh doanh thành 4 nhóm khác nhau, nghĩa là không có đủ nhân lực cho công việc.

– Có thể gặp trường hợp không phân loại rõ ràng khách hàng trong phễu gây ra tranh cãi (ví dụ, liệu lead này đã đủ tiêu chí chuyển đổi thành SQL thật chưa?) 

– Chuyên môn hóa khiến cá nhân chỉ tập trung vào các dữ liệu và số liệu riêng, ngày càng xa rời mục tiêu chung của công ty.

Xem thêm: Quy trình làm kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp

The pod – Mô hình nhóm

Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.

 David Gray, tác giả cuốn sách “The Connected Company” đã cung cấp sơ đồ mô hình nhóm:

Tổ chức kinh doanh theo mô hình nhóm

Trong mô hình này vẫn có những thành viên đóng vai trò là nhân viên SDRs, AEs và chăm sóc khách hàng. Nhưng thay vì cạnh tranh giữa nhóm SDRs và AEs, thì ở mô hình này sẽ là sự cạnh tranh giữa các nhóm nhỏ với nhau. Các nhóm làm việc theo teamwork để giành về các đơn hàng và giữ sự hài lòng của khách hàng sau đó.

Các nhóm này sẽ linh động hơn và có thể đưa ra các ý tưởng độc lập.

Với mô hình nhóm, cấu trúc phòng kinh doanh của bạn sẽ linh hoạt và hiệu quả hơn so với mô hình tổ chức truyền thống. Bởi sự thành công có thể được đo lường bằng các mục tiêu nhóm, mỗi thành viên sẽ có cái nhìn toàn diện và cụ thể hơn về toàn bộ công ty. Mối liên kết giữa các nhóm cũng hiệu quả và có ý nghĩa hơn so với liên kết giữa các cá nhân đơn lẻ.

Bạn có thể chuyên biệt hoá các nhóm dựa trên đặc thù về lĩnh vực kinh doanh, khu vực địa lý hoặc phân chia theo chiều dọc.

Điểm mạnh

– Sự cộng tác chặt chẽ trong từng nhóm giúp nhân viên không chỉ quan tâm đến nhiệm vụ của riêng họ trong quy trình, mà còn nắm được mục tiêu theo lợi ích của toàn công ty

– Tạo ra sự cảm thông, thấu hiểu nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn trong phòng ban

– Chia nhóm nhỏ sẽ linh hoạt và nhanh nhẹn hơn

Điểm yếu

– Cá nhân có ít cơ hội để cạnh tranh, thúc đẩy lẫn nhau để phát triển vượt trội

– Có ít sự chuyên môn hóa với từng vai trò

Trên đây là những kiến thức Abbycard.com cung cấp cho bạn về chức năng, nhiệm vụ cũng như quy trình làm việc của phòng kinh doanh. Mong rằng những thông tin trên hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!