Phương pháp quản lý công nợ doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý công nợ doanh nghiệp là vấn đề quan trọng của mỗi doanh nghiệp để đảm bảo nguồn tài chính và sự phát triển bền vững. Cùng tìm hiểu Phương pháp quản lý công nợ doanh nghiệp hiệu quả trong bài viết dưới đây.

1. Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu/phải trả

2. Cách quản lý công nợ đối với khoản phải thu

• Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng: cần xây dựng ngay từ đầu cho từng cấp phân phối, cho từng đối tượng khách hàng.
• Yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận: đảm bảo thực hiện thanh toán đúng thời hạn, nếu vi phạm sẽ có mức phạt đã được quy định trong thỏa thuận. Thêm vào đó, mọi giao dịch với khách hàng qua các kênh như email, thư, cuộc gọi…cũng cần phải lưu trữ lại dưới dạng tài liệu để đề phòng trường hợp tranh chấp, kiện tụng xảy ra.
• Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu:

– Chuyển tiền: thực hiện bằng các phương thức sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tiết kiệm thời gian chuyển tiền, tăng độ tiện lợi và an toàn hơn so với phương pháp thủ công truyền thống.

– Quản trị tín dụng của khách hàng: Xây dựng chính sách phù hợp, cập nhật thường xuyên tình hình sử dụng tín dụng của từng đối tượng.

– Thu hồi nợ: xây dựng chính sách chiết khấu, thanh toán hợp lý

Kế toán phải thường xuyên theo dõi công nợ khách hàng

• Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả các khoản phải thu: giúp người quản lý doanh nghiệp có thể quan sát và phân tích được hiệu quả hoạt động của các khoản phải thu. Hiện nay, có ba chỉ số được các doanh nghiệp chú ý nhất, đó là: vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu..
• Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ: bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi: có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán.

Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá … kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán … vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẽ đến các chứng từ kế toán.

• Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc này. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hóa đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.

Để giải quyết tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán, rất nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm kế toán có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử theo đúng Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành.

• Duy trì nhật ký thu nợ

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày … cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

3. Quản lý công nợ đối với khoản phải trả

Quản lý theo từng hóa đơn và hạn thanh toán: Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ các biểu mẫu sau: Báo cáo tuổi nợ của các hóa đơn, bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán, bảng kê các hóa đơn quá hạn, bảng kê hóa đơn còn nợ của một nhà cung cấp.

Quản lý theo từng hợp đồng mua: Vì mỗi hợp đồng lại có nhiều kỳ hạn thanh toán nên để quản lý nhiều hợp đồng, cần phải có chính sách mua hàng, bán hàng hợp lý. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng nên có sự chuẩn bị, đào tạo kỹ lưỡng về mặt nhân sự để thực hiện tốt công việc đàm phán với khách hàng.

Theo dõi công nợ theo hóa đơn, hợp đồng

Đối với việc quản lý công nợ, kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác, phản ánh kịp thời, rõ ràng các nghiệp vụ phải thu, phải trả theo từng đối tượng và khoản thanh toán. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều dùng đến phần mềm để hỗ trợ kế toán trong nghiệp vụ này.