Quy trình chấm công tính lương của doanh nghiệp hiện nay
1.Tìm hiểu về tền lương
Tiền lương là một bộ phận thu nhập quốc dân được dùng để bù đắp hao phí lao động cần thiết của người lao động do Nhà nước hoặc chủ doanh nghiệp phân phối cho người lao động dưới hình thức tiền tệ.
Tiền lương là khoản tiền mà người lao động được hưởng phù hợp với số lượng và chất lượng lao động họ đã bỏ ra.
Tiền lương đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với người lao động, doanh nghiệp và xã hội
2. Bản chất của tiền lương
2.1. Về mặt kinh tế
Tiền lương là kết quả thoả thuận trao đổi hàng hoá sức lao động giữa người lao động cung cấp sức lao động của mình trong một khoảng thời gian nào đó và sẽ nhận được một khoản tiền lương thoả thuận từ người sử dụng lao động.
2.2. Về mặt xã hội
Tiền lương còn là số tiền để người lao động đảm bảo được cuộc sống sinh hoạt cần thiết, để tái sản xuất sức lao động của bản thân và dành một phần để nuôi các thành viên trong gia đình cũng như bảo hiểm lúc hết tuổi lao động, tiền lương còn có ý nghĩa như khoản tiền đầu tư cho người lao động không ngừng phát triển về trí lực, thể lực, thẩm mỹ, và đạo đức.
3. Các chế độ tiền lương
3.1. Chế độ trả lương tổi thiểu
Chế độ trả lương tối thiểu là việc sử dụng những quy định pháp luật của nhà nước về tiền lương tối thiểu bắt buộc người sử dụng lao động phải trả công lao động đối với lao động thuộc đối tượng điều chỉnh của chế độ này. Chế độ tiền lương tối thiểu áp dụng cho những người lao động làm những công việc đơn giản nhất trong điều kiện và môi trường lao động bình thường.
Chế độ tiền lương tối thiểu không áp dụng cho lao động giản đơn làm công việc trong lao động nặng nhọc, độc hại nguy hiểm. Chế độ này đồng thời cũng không áp dụng với lao động đòi hỏi phải qua lao động đào tạo chuyên môn kỹ thuật các cấp trình độ khác nhau.
3.2. Chế độ trả lương theo cấp bậc
Chế độ trả lương theo cấp bậc là tất cả những quy định của nhà nước mà các doanh nghiệp cần phải áp dụng, vận dụng để trả lương cho người lao động của mình.
Việc trả lương theo cấp bậc cần phải căn cứ vào chất lượng và điều kiện công việc khi người lao động hoàn thành một công việc nhất định. Chế độ tiền lương cấp bậc áp dụng cho công nhân, cho những người lao động và trả lương theo kết quả lao động của họ, thể hiện qua số lượng và chất lượng lao động.
4. Những yêu cầu trong tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp
4.1. Tiền lương đảm bảo sự tái sản xuất lao động
Tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp cần phải đảm bảo yêu cầu tái sản xuất lao động thường xuyên trong xã hội. Có nghĩa là mức lương được trả không thấp hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định dùng để trả cho người lao động làm công việc đơn giản nhất, trong điều kiện và môi trường lao động bình thường. Những người lao động có trình độ tay nghề cao hơn , có chuyên môn kỹ thuật phải được trả mức lương cao hơn.
4.2. Tiền lương đảm bảo luôn luôn nâng cao đời sống cho người lao động
Mức lương mà người lao động nhận được phải dần được nâng cao do sự phát triển và tăng trưởng của nền kinh tế, do năng lực chuyên môn nghiệp vụ và tích luỹ dần tăng lên.
4.3. Tiền lương được trả dựa trên sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động
Trong hợp đồng lao động phải quy định rõ địa điểm, thời gian trả lương cho người lao động. Đồng thời phải quy định rõ các trường hợp khấu trừ lương trong khuôn khổ pháp luật quy định.
4.4. Tiền lương được trả theo loại công việc và hiệu quả công việc
Mức lương trả cho người lao động trong doanh nghiệp, tổ chức dựa trên kết quả công việc, nhiệm vụ được giao theo số lượng, chất lượng, thời gian thực hiện và mối quan hệ với yêu cầu khác
5. Quy trình chấm công tính lương cho người lao động trong doanh nghiệp
5.1. Quy trình chấm công tính lương- Bảng lương
Bảng lương của công ty bao gồm các cột chi tiết theo mẫu: NS – 17 – BM01. Phòng nhân sự có trách nhiệm giải thích đầy đủ các cột, cách tính toán lương cho nhân viên khi được yêu cầu.
Trong trường hợp thay đổi các yếu tố cấu thành trong bảng lương, thì phải được duyệt trước của giám đốc công ty.
5.2. Chấm công:
Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo thẻ chấm công của nhân viên đó.
– Đối với trường hợp giờ công bị thiếu thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.
– Đối với trường hợp phát hiện giờ công không đúng, không chính xác theo quy chế của công ty thì phòng nhân sự phải mời nhân viên liên quan lên để giải thích, nếu vi phạm quy chế thì phải xử lý theo quy chế kỷ luật của công ty.
– Đối với trường hợp nhân viên làm giờ tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không. Trường hợp không đúng hoặc là người lao động làm tăng ca vượt quá 1h/ngày làm việc mà không có giấy tăng ca thì phải mời nhân viên đó lên để giải trình.
Sau khi hoàn thành bảng tổng hợp công, phòng nhân sự cần in tổng hợp chấm công và chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công của từng nhân viên.
Nếu có sự khiếu nại của nhân viên thì phòng nhân sự phải tiến hành giải quyết.
Mẫu bảng chấm công trong doanh nghiệp
5.3. Cập nhật các mức lương, mức chế độ cho nhân viên:
Nếu trong tháng phát sinh việc thay đổi mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp liên quan đến lương hàng tháng thì nhân viên tính lương phải cập nhật các số liệu thay đổi vào trong bảng lương.
5.4. Xác định mức lương thực tế:
Mức lương cơ bản thực tế = mức lương cơ bản x số ngày công thực tế / số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.
Mức lương tăng ca = mức lương cơ bản x số ngày công tăng ca x 1.5 / số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.
Mức lương làm vào ngày chủ nhật * hệ số 2, vào ngày lễ nhân hệ số 3, nếu làm vào ngày chủ nhật mà được phân công nghỉ bù ngày khác trong tuần thì không được nhân hệ số, nếu làm ngày lễ mà được phân công nghỉ bù ngày khác thì chỉ được nhân hệ số 2.0. Các khoản lương này nếu có được cho vào cột thu nhập khác.
5.5. Các khoản thu nhập khác- Quy trình chấm công tính lương
– Đối với các khoản thu nhập khác được nhập chung vào cột các khoản thu nhập khác.
– Đối với phụ cấp chức vụ: nếu làm đủ 23 ngày công trong tháng trở lên thì được tính nguyên mức phụ cấp, nếu làm dưới 23 ngày thì tính theo công thức: = (số ngày làm việc/số ngày tiêu chuẩn) x mức phụ cấp chức vụ.
5.6. Xác định thưởng năng suất- Quy trình chấm công tính lương
Phòng nhân sự có trách nhiệm đốc thúc các bộ phận gửi bảng đánh giá các chỉ tiêu về phòng nhân sự vào ngày 02 hàng tháng.
Đối với các biên bản đánh giá công việc hàng ngày, Trưởng các bộ phận phải tập hợp và chuyển cho phòng nhân sự vào ngày cuối tháng.
Dựa trên biên bản đánh giá công việc và các biên bản xử lý vi phạm nội quy, Trưởng bộ phận nhân sự tổng hợp các tiêu chí đánh giá liên quan đến nghiệp vụ và quy chế của công ty.
Dựa trên bảng đánh giá chỉ tiêu và bảng tổng hợp đánh giá nghiệp vụ, nội quy của Trưởng phòng nhân sự, nhân viên tính lương lập bảng tổng hợp đánh giá công việc của từng chức danh để trình Trưởng phòng xem xét.
Sau khi nhân được kết quả phê duyệt từ Giám đốc, nhân viên tính lương nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương.
Mức thưởng năng suất thực tế = mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc.
5.7. Xác định các khoản giảm trừ- Quy trình chấm công tính lương
Các khoản giảm trừ bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, trừ tiền trách nhiệm hoặc chức vụ, giảm trừ đóng vào các quỹ bảo hiểm, công đoàn…
Đối với các khoản ứng lương thì thực hiện theo quy chế của công ty, vào ngày 2 của tháng sau phòng kế toán chuyển danh sách nhân viên ứng lương cho phòng nhân sự. Nhân viên tính lương nhập số liệu ứng lương vào bảng lương.
Đối với các khoản bồi thường thiệu hại (nếu có) nhân viên phụ trách pháp chế của công ty chuyển quyết định xử lý bồi thường thiệt hại cho nhân viên tính lương nhập vào cột các khoản giảm trừ khác.
Đối với các khoản đóng các quỹ bảo hiểm, công đoàn thì phải có quyết định tương ứng của giám đốc hoặc công đoàn công ty.
Kế toán tiền lương là một công việc quan trọng trong doanh nghiệp
5.8. In và kiểm tra bảng lương- Quy trình chấm công tính lương
Nhân viên tính lương in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo các nguyên tắc sau:
– Đối với các loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng thì phải kiểm tra lại.
– Đối với mức thu nhập vượt quá mức trung bình trong bộ phận đó 100 % hay chỉ bằng 50 % thu nhập trung bình thì phải kiểm tra lại.
Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận.
Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho giám đốc xem xét và phê duyệt.
5.9. In phiếu lương- Quy trình chấm công tính lương
Sau khi được giám đốc duyệt bảng lương, nhân viên tính lương in các phiếu lương và đính kèm theo bảng lương tổng để chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
Phiếu lương được cho vào phong bì và gửi cho từng nhân viên.
5.10. Thanh toán lương- Quy trình chấm công tính lương
Việc thanh toán lương cho nhân viên được chi trả qua thẻ ATM tại ngân hàng Vietcombank. Phòng TCKT chịu trách nhiệm làm thủ tục gửi tiền vào ngân hàng chậm nhất là vào ngày 9 hàng tháng.
Trường hợp vì lý do tài chính chưa thể thanh toán được thì phòng TCKT phải thông tin ngay cho Trưởng phòng nhân sự để thông báo cho nhân viên biết.
5.11. Lưu hồ sơ quy trình chấm công tính lương
Thủ quỹ/kế toán ngân hàng và kế toán thanh toán, kế toán tiền lương thực hiện lưu đầy đủ hồ sơ thanh toán lương.
Thủ quỹ và kế toán thanh toán phải hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng.
Đến đây bài viết của abby card về chủ đề quy trình chấm công tính lương xin được tạm dừng. Hy vọng bài viết trên đây hữu ích với các bạn. Hãy ghé trang thường xuyên để cập nhật các tin tức khác nữa nhé!
