Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng siêu thị hiệu quả
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dùng, các siêu thị ngày càng được lập ra nhiều hơn. Đây là loại hình kinh doanh cung cấp đầy đủ các loại mặt hàng cần thiết nhất, phục vụ đầy đủ nhu cầu thiết yếu của cuộc sống. Do đó, siêu thị cần có Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng siêu thị hiệu quả.
1. Bán hàng là gì?
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hoặc được quyền thu tiền hay một loại hàng hóa khác và hình thành doanh thu bán hàng.
Theo quy định hiện hành, hàng bán phải thỏa mãn các điều kiện sau:
– Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán bằng một phƣơng thức nhất định.
– Hàng hóa phải được chuyển giao quyền sở hữu gắn liền với lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàngvà được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
– Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến rồi bán
2. Hệ thống quản lý bán hàng là gì?
Quản lý bán hàng là một hoạt động nghiệp vụ tập trung vào việc ứng dụng thực tế các kỹ thuật bán hàng và quản lý hoạt động bán hàng của một công ty. Đây là một chức năng kinh doanh quan trọng như doanh thu thuần thông qua việc bán sản phẩm và dịch vụ và kết quả là lợi nhuận thúc đẩy hầu hết các hoạt động kinh doanh thương mại. Đây cũng là những mục tiêu và chỉ số hoạt động của quản lý bán hàng.
Hệ thống quản lý bán hàng (cũng là hệ thống tự động hóa lực lượng bán hàng) là hệ thống thông tin được sử dụng trong quản lý vàtiếp thị quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp tự động hóa một số chức năngquản lý bán hàng và bán hàng. Chúng thường được kết hợp với hệ thống thông tin tiếp thị, trong trường hợp này chúng thường được gọi là hệ thống CRM.
Quản lý bán hàng trong siêu thị là vô cùng quan trọng
3. Siêu thị và đặc trưng của siêu thị
3.1. Khái niệm siêu thị
Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại và kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên doanh. Siêu thị có cơ cấu chủng loại hàng háo phong phú, đa dạng và đảm bảo chất lượng hơn các loại hình bán lẻ thông thường. Siêu thị đồng thời cũng đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang thiết bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh, có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và người mua sắm.
3.2. Đặc trưng của siêu thị
– Siêu thị đóng vai trò như một cửa hàng bán lẻ
Siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ – bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng chứ không phải bán lại. Siêu thị được coi là kênh phân phối ở mức phát triển cao hơn so với các đại lý bán lẻ khác, được quy hoạch và tổ chức kinh doanh dưới hình thức những cửa hàng quy mô, có trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại, văn minh, do thương nhân đầu tư và quản lý, được nhà nước cấp phép hoạt động
– Siêu thị áp dụng hình thức tự phục vụ
Đây là đăc trưng cho có ở các siêu thị, và được siêu thị sáng tạo ra, ứng dụng trong nhiều loại cửa hàng bán lẻ khác và là phương thức kinh doanh đổi mới.
– Siêu thị có phương thức thanh toán thuận tiện
Hàng hóa của siêu thị được gắn mã vạch, mã số sau đó được đem ra quầy tính tiền ở gần cửa ra hoặc vào của siêu thị, dùng máy quét để đọc giá, tính tiền bằng máy và tự động in hóa đơn. Đây chính là một hình thức sáng tạo mới của siêu thị đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng.
– Hàng hóa của siêu thị chỉ yếu là những hàng tiêu dùng thiết yếu như thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, điện tử,…với nhiều chủng loại phong phú, đa dạng. Siêu thị thuộc hệ thống các cửa hàng kinh doanh tổng hợp, khác với các cửa hàng chuyên kinh doanh chỉ chuyên sâu vào một haowcj một số mặt hàng nhất định
4. Những công việc của quản lý bán hàng siêu thị
Những công việc của quản lý bán hàng bao gồm:
– Thiết lập chiến lược phân phối
– Thiết lập tổ chức lực lượng bán hàng
– Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng
– Lập kế hoạch bán hàng
– Triển khai
– Quản lý lực lượng bán hàng, khách hàng
– Huấn luyện nâng cao kỹ năng
– Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng
Cụ thể hơn, một hệ thống quản lý bán hàng siêu thị hoàn hảo bao gồm các chức năng sau:
– Quản lý nhân viên
– Quản lý khách hàng thân thiết
– Quản lý nhập, xuất kho
– Quản lý mặt hàng trong siêu thị
– Quản lý tài chính thu chi của siêu thị
5. Yêu cầu xây dựng hệ thống quản lý bán hàng siêu thị
– Người quản lý cần phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị đồng thời việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quý cũng có khi đột xuất thực hiện theo yêu cầu
– Thủ kho quản lý số lượng hàng tỏng kho theo mã số hàng hóa, kiểm kê hàng hóa trong kho
– Nhân viên bán hàng siêu thị sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách hàng mua vả lập hóa đơn cho khách
– Khách hàng là người mua sắm tại siêu thị. Có 2 dạng khách hàng chính tại siêu thị”
+ Khách hàng bình thường
+ Khách hàng thân thiện
Nếu khách hàng thân thiện mua hàng thì mã số khách hàng sẽ được lưu trong hệ thống quản lý của siêu thị và được hưởng quyền lợi từ các chương trình khuyến mãi của siêu thị
6. Hệ thống chức năng chính quản lý bán hàng trong siêu thị
6.1. Quản lý nhân viên
Khi quản lý nhân viên trong hệ thống quản lý bán hàng siêu thị, nhân viên của siêu thị được quản lý với những thông tin: Mã số, tên nhân viên, năm sinh, địa chỉ
6.2. Quản lý khách hàng thân thiết
Khách hàng thân thiết khi mua ở siêu thị cần cung cấp thông tin: Tên khách hàng, năm sinh, số điện thoại, địa chỉ nhà
Sau đó, nhân viên siêu thị phải có trách nhiệm nhập hóa đơn từ khách hàng
Lập phiếu khách hàng thân thiết cho khách hàng.
6.3. Quản lý kho hàng
Khi nhập hoặc xuất hàng hóa trong siêu thị cần lưu thông tin: ngày tháng nhập, xuất, tổng trị giá.
Cần kiểm tra đầy đủ và chính xác quy trình quản lý
– Hàng nhập kho:
Nhập hàng hóa theo hóa đơn mua hàng của công ty hoặc siêu thị
Hàng nhập kho được theo dõi dựa trên: mã hàng, chủng loại hàng, nhóm hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá,..
Báo cáo nhập hàng hóa trong kỳ
– Hàng xuất kho
Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi theo mã hàng, nhóm hàng, chủng loại, số lượng xuất,
Báo cáo lượng hàng hóa xuất kho trong kỳ
– Quản lý hàng tồn
Tổng hợp những phát sinh xuất nhập kho trong kỳ
Báo cao hàng tồn và giá trị hàng tồn kho trong kỳ
Báo cáo thẻ kho từng loại hàng tồn kho
6.4. Quản lý mặt hàng trong quầy siêu thị
– Mặt hàng trong siêu thị được quản lý theo những thông tin: mã mặt hàng, tên mặt hàng, loại hàng, đơn vị tính,..
– Điều chỉnh hàng tồn tại quầy siêu thị nếu phát hiện số lượng tồn quầy thực tế khác với số lượng tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếu giao ca mới.
– Phiếu giao ca phải dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng hàng bán trong ca, cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới.
6.5. Quản lý hàng bán lẻ
– Lập các hóa đơn bán hàng
– Báo cáo doanh thu theo từng ca, từng ngày,…
6.6. Quản trị hệ thống dữ liệu
– Lưu trữ và phục hồi dữ liệu
– Kết thúc chương trình quản lý bán hàng
7. Các quy định trong hệ thống quản lý bán hàng siêu thị
7.1. Lập hóa đơn bán hàng
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên siêu thị lập một hóa đơn với các thông tin sau:
– MaHH
– TenHH
– DonViTinh
– SoLuong
– DonGia
7.2. Tra cứu hóa đơn bán hàng
– Hệ thống hiển thị tất cả các hóa đơn của công ty được sắp xếp theo mã
– Hệ thống yêu cầu người sử dụng chọn chức năng muốn thực hiện
– Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm giao tiếp với người sử dụng
– Hệ thống yêu cầu người sử dụng lựa chọn các yêu cầu tìm kiếm
– Khi chọn xong yêu cầu tìm kiếm, người sử dụng chọn Tra cứu
– Danh sách hóa đơn thỏa mãn điều kiện sẽ hiện ra
Quản lý bán hàng trong siêu thị cũng có những quy định tối thiểu
7.3. Tra cứu phiếu nhập
– Hệ thống hiện thị toàn bộ phiếu nhập của công ty được sắp xếp theo mã
– Hệ thống yêu cầu người thực hiện chọn chức năng
– Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm
– Lựa chọn yêu cầu tìm kiếm
– Khi chọn xong, người sử dụng chọn Tra cứu
– Tương tự, danh sách phiếu nhập sẽ hiện ra
7.4. Tra cứu phiếu xuất
Tương tự như tra cứu phiếu nhập
7.5. Tra cứu thông tin hàng hóa
– Nhập tên của mặt hàng cần xem
– Hệ thống truy xuất thông tin của mặt hàng và hiển thị cho người dùng
– Xem các mặt hàng thuộc cùng một loại hàng
– Yêu cầu nhập tên loại hàng cần xem
7.6. Lưu trữ thông tin
Lưu trữ các thông tin sau:
– MaKH
– TenKH
– DiaChi
– DienThoai
7.7. Tra cứu thông tin khách hàng
– Hệ thống hiển thị tất cả danh sách khách hàng được sắp xếp theo thứ tự
– Yêu cầu nhân viên chọn chức năng muốn thực hiện
– Hiển thị giao diện tìm kiếm
– Yêu cầu nhân viên lựa chọn các điều kiện tìm kiếm phù hợp
– Nhân viên chọn chức năng Tra cứu
– Danh sách khách hàng phù hợp sẽ được hiển thị
