Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sử dụng khi nào?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì? Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sử dụng khi nào? sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kèm theo hàng hóa làm căn cứ lưu thông trên thị trường khi doanh nghiệp chưa, hoặc các trường hợp không phải xuất hóa đơn nhằm tránh bị thanh tra quản lý thị trường xử phạt.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được in và phát hành giống như hóa đơn, do đó sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng (chung với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) về cơ quan thuế như là hóa đơn. Điều này được quy định tại Khoản 4 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định.

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sử dụng khi nào?

– Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

• Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
• Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.

– Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

– Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.

– Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho.

– Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn GTGT“.

Như vậy, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Xuất hàng hóa đi gia công.
• Xuất, điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau.
• Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu.
• Xuất hàng hóa giao cho doanh nghiệp nhận ủy thác nhập khẩu.
• Xuất hàng trả ủy thác nhập khẩu khi hàng hóa chưa nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu.
• Xuất gửi hàng đại lý cho doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý

3. Có phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu Trên phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ? 

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thường được ghi theo giá xuất kho (giá vốn) khá nhạy cảm nên một số doanh nghiệp chỉ ghi số lượng và “né” ghi đơn giá. Hơn nữa, một số doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, thì cuối kỳ mới có (tính) giá xuất kho để có thể ghi vào phiếu xuất.

Về nguyên tắc chứng từ kế toán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tuy nhiên với phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thể chỉ ghi tên hàng hóa, số lượng mà không ghi đơn giá, thành tiền.

Dù vậy, trong một số trường hợp, việc phiếu xuất kho kiêm vận bộ nên ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu để tiện ghi sổ kế toán cũng như có căn cứ quy trách nhiệm vật chất nếu các bên liên quan làm hư hỏng, mất mác …

4. Doanh nghiệp xuất hàng hóa cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc có thể sử dụng hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển cần lưu ý các vấn đề sau: 

– Nếu chi nhánh phụ thuộc tự kê khai thuế GTGT (khác tỉnh với trụ sở chính) tại địa phương thì khi xuất hàng cho chi nhánh, trụ sở chính có thể xuất hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; nếu trụ sở chính xuất hàng cho chi nhánh bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì phải xuất lại hóa đơn GTGT để chi nhánh có căn cứ kê khai, khấu trừ thuế.

– Nếu chi nhánh (hoặc cửa hàng) phụ thuộc không thực hiện hạch toán kế toán khai thuế GTGT về trụ sở chính, khi trụ sở xuất hàng hóa về chi nhánh xuất bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (không xuất hóa đơn); định kỳ chi nhánh (cửa hàng) lập bảng kê bán hàng hóa tiêu thụ về trụ sở chính để trụ sở chính xuất hóa đơn cho khách hàng ghi doanh thu.

Trên đây Nhanh đã tổng hợp những thông tin liên quan đến phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hy vọng bạn đọc sẽ hài lòng với nó và áp dụng nó thành công trong công việc của mình.