Quy trình quản lý công việc hiệu quả và tối ưu nhất

Để doanh nghiệp phát triển, bạn cần phải bao quát và quản lý công việc của doanh nghiệp của mình hiệu quả. Việc xây dựng được một quy trình quản lý công việc hiệu quả và tối ưu nhất cần trải qua rất nhiều công đoạn. Cụ thể được trình bày chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Quản lý là gì? 

Từ khi xã hội loài người được hình thành, hoạt động tổ chức, quản lý đã được quan tâm. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Đó là hoạt động giúp cho người đứng đầu tổ chức phối hợp sự nỗ lực của các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Trong nghiên cứu khoa học, có rất nhiều quan niệm về quản lý theo những cách tiếp cận khác nhau. Chính vì sự đa dạng về cách tiếp cận, dẫn đến sự phong phú về quan niệm. Có thể hiểu một cách khái quát, quản lý là một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Và quản lý công việc thực chất là việc các chủ thể quản lý thực hiện các hành động để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất với chất lượng cao và chi phí thấp nhất

2. Sự cần thiết của quản lý công việc 

Một công việc nào đó đều cần phải có sự quản lý để có thể sắp xếp mọi thứ vào đúng với vị trí phù hợp. Vậy nên quản lý công việc là điều cần thiết mà bất cứ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Quản lý công việc tốt trước tiên đem lại cho ta sự hiệu quả hay tạo ra năng suất làm việc cao. Cũng từ đó mà đem lại nguồn thu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quản lý công việc tốt cũng đồng nghĩa với việc xây dựng niềm tin cho khách hàng hay đơn giản là đối với nhân viên của mình. Quản lý không chỉ đơn giản là phân chia công việc cho mọi người mà quản lý phải phân chia như thế nào, phù hợp với cá nhân đó hay không, công việc đó có đúng thời điểm hay không, tạo ra được lợi thế gì hay không? Đó đều là những câu hỏi mà muốn quản lý công việc tốt phải trả lời được.

Sự cần thiết của quản lý công việc

3. Quy trình quản lý công việc

3.1. Lập kế hoạch

Điều đơn giản nhất nhưng bạn không được bỏ qua, đó là tạo ra một bản kế hoạch làm việc rõ ràng, và càng cụ thể càng tốt. Đứng trước một khối lượng công việc lớn và dồn dập, nếu bạn không đưa ra một bản kế hoạch cho những việc mình sắp làm, rất có thể bạn sẽ vấp ngã hoặc bỏ quên một số thứ. Đây là điều không nên xảy ra bởi trí nhớ con người có hạn và điều đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Vì thế, hãy tạo ra một bản kế hoạch làm việt, liệt kê xem bạn cần làm gì, thời gian cuối để thực hiện. Hãy nhớ, đừng bao giờ quên xây những viên gạch đầu tiên.

Để lên kế hoạch làm việc chi tiết và hiệu quả nhất, bạn hãy  thực hiện lần lượt các bước sau đây:

Bước 1

Chỉ rõ mục đích của bản kế hoạch. Hãy chỉ rõ vì sao phải lập bàn kế hoạch này. Ngoài ra, bạn cũng nên nêu rõ bản kế hoạch làm việc này có mục đích cụ thể là gì, và đạt được giá trị gì sau khi thực hiện.

Bước 2

Nêu rõ những công việc nhỏ cần phải thực hiện

Nếu đây là bản kế hoạch làm việc dài hạn hay cho một công việc, dự án đòi hỏi sự phức tạp và bạn cần phải chia nhỏ công việc để thực hiện chúng một cách dễ dàng hơn. Lưu ý rằng, mỗi nhiệm vụ nhỏ này cũng đồng thời là những mục tiêu ngắn hạn mà bạn cần làm giải quyết công việc một cách triệt để, tránh tình trạng các công việc không được sắp xếp khoa học, bị chồng chéo lên nhau.

Bước 3

Đặt ra giới hạn thời gian

Không chỉ lên kế hoạch làm các công việc cụ thể, bạn còn cần giới hạn thời gian cho từng công việc đó. Giới hạn thời gian ở đây là khoảng thời gian tối đa để bạn hoàn thành toàn bộ công việc cũng như thời gian để thực hiện các mục tiêu nhỏ. Phân bổ thời gian hợp lí cho từng nhiệm vụ một là cách để bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Mục đích của giai đoạn lập kế hoạch là nhằm xác định các kết quả mong đợi (mục tiêu) của một dự án can thiệp, đầu vào (nguồn lực) và các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, các chỉ số để đo lường kết quả đạt được và các giả định quan trọng có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành kết quả (mục tiêu). Lập kế hoạch là xem xét đến các nhu cầu, mối quan tâm, nguồn lực, sứ mệnh và năng lực của tổ chức thực hiện và các bên liên quan. Sản phầm sau khi kết thúc giai đoạn lập kế hoạch đó là một bản kế hoạch dự án được xây dựng và sẵn sàng để thực hiện.

3.2. Tổ chức, thực hiện

Tổ chức, thực hiện là một bước của quá trình quản lý, là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Thành tựu của khâu tổ chức thực hiện phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý. Nhờ tổ chức thực hiện có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. Nhờ có tổ chức thực hiện mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.

Tổ chức bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức để tạo ra năng suất cao nhất bằng cách thực hiện một số nội dung sau:

• Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;
• Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;
• Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên, từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;
• Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v…
• Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.

Tổ chức và thực hiện quản lý công việc

3.3. Tìm kiếm thêm những nguồn tham khảo khác cho công việc

Các công việc, đề tài bạn được giao luôn được cung cấp cho một số dữ liệu tham khảo hoặc đề tài để từ đó mở rộng và phát triển nó. Dựa trên những điều đã phân tích được từ tài liệu có sẵn, bạn hãy tìm hiểu một số nguồn tham khảo được và tiến hành tìm kiếm lần lượt từng nguồn. Các tài liệu tham khảo cho công việc có thể tìm thấy ở sách vở, báo chí, internet, hoặc từ chính đồng nghiệp của mình.

3.4. Lên lịch cho thời gian biểu của từng ngày cụ thể

Lên lịch cho từng công việc giúp bạn có thể phân bổ thời gian, giải quyết những công việc khác ở công ty hay tại gia đình,… Do đó, hãy lên lịch trình và thời gian biểu cho từng ngày cụ thể, để bạn có thể quản lý, sắp xếp thời gian và công việc một cách hợp lý nhất nhé.

3.5. Tổng kết, giám sát và đánh giá 

Sau khi giải quyết xong các công việc được phân công, bạn nên cẩn thận kiểm tra lại thật kỹ lưỡng từng bước xem còn điều gì mà bạn bỏ sót hay cần sửa chữa hay không. Công đoạn kiểm tra giúp bạn hoàn thành công việc một cách chỉnh chu nhất.

Giám sát là quá trình thường xuyên kiểm tra, theo dõi mọi công việc để so sánh giữa thực tế đạt được với kế hoạch nhằm phát hiện ra những dấu hiệu không bình thường để kịp thời điều chỉnh. Còn đánh giá bao gồm đánh giá tiến độ, đánh giá giữa kỳ và đánh giá sau khi kết thúc. Việc đánh giá này nhằm để xác định mức độ đạt được của mục tiêu, đánh giá các tác động về kinh tế, xã hội, môi trường, các tác động trước mắt và lâu dài, trực tiếp và gián tiếp; rút ra các bài học kinh nghiệm cho các hoạt động tương tự và để điều chỉnh các hoạt động trong giai đoạn tiếp theo (đánh giá giữa kỳ) hoặc để tìm ra vấn đề, các cơ hội mới cho việc hình thành một chu kỳ mới.

4. Các kỹ năng cần có để quản lý công việc tốt

Bất kì một nhà quản lý nào cũng cần phải có những kỹ năng cần thiết để quản lý công việc một cách tốt nhất, mang lại năng suất cao nhất. Một số kỹ năng quan trọng mà nhà quản lý cần có là:

• Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược
• Kỹ năng giao tiếp thuyết trình
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng truyền cảm hứng
• Kỹ năng quản lý thông qua các ứng dụng công nghệ

5. Một số công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả

Quản lý công việc hiệu quả

Để quản lý công việc một cách hiệu quả nhất, bạn nên sử dụng các phần mềm công nghê. Việc quản lý công việc một cách thủ công thông qua ghi chép trên sách vở vừa mất thời gian, khó tìm kiếm và không tự động hóa nhắc nhở tiến trình của công việc. Do đó, sự tiện dụng tối đa với những bản kế hoạch hay tài liệu công việc đều được lưu trữ trên ứng dụng, gắn nhiệm vụ với ngày giờ chi tiết cho những người trong nhóm, theo dõi tính hiệu quả của từng thành viên. Dưới đây là một số phần mềm hỗ trợ quản lý:

• Quản lý công việc theo nhóm với Asana
• Quản lý tiến độ công việc với Taiga
• Lên lịch làm việc với Google Calendar

Trên đây là những thông tin giúp bạn hiểu rõ và xây dựng một quy trình quản lý công việc hiệu quả nhất, giúp bạn có thể đạt được năng suất tối đa trong công việc. Chúc các bạn thành công!