Trước khi xây dựng hệ thống bán hàng thì bạn phải nắm được khái niệm, mục tiêu của hệ thống bán hàng là gì? Hệ thống bán hàng bao gồm những đơn bị hoạt động liên quan đến việc bán sản phẩm hay dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng vào mục đích cá nhân. Tất cả các tổ chức làm công việc bán hàng này từ người sản xuất, người bán sỉ tới người bán lẻ đều làm công việc bán lẻ, bất kể đó là sản phẩm hay dịch vụ như thế nào (trực tiếp, qua internet, qua máy bán hàng tự động…) và địa điểm phân phối ra sao (cửa hàng, trên website…).
Xây dựng hệ thống bán hàng
Tại sao cần hệ thống bán hàng? Việc xây dựng hệ thống như vậy sẽ giúp cho việc kinh doanh trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Cụ thể:
- Giúp cho công ty bán được hàng: Mang lại chính sách bán hàng phù hợp với thị trường, khách hàng mục tiêu và sản phẩm. Nhờ vậy có thể tiếp cận với khách hàng tốt hơn.
- Giúp cho công ty ổn định hoạt động bán hàng: Hệ thống xây dựng những chính sách, quy trình và cam kết rõ ràng. Theo đó, nhân viên có cơ sở, nền tảng và được hướng dẫn để có những nghiệp vụ chuyên môn trong việc tạo lòng tin cho khách hàng.
- Phát triển năng lực bán hàng: Nhờ các chuẩn mực đã được xây dựng trong hệ thống mà nhân viên luôn phải nỗ lực từng ngày để đạt chuẩn và phát triển hơn bản thân.
Vậy để xây dựng hệ thống bán hàng thì cần căn cứ vào những yếu tố nào và phải tuân thủ nguyên tắc ra sao?
Các căn cứ xây dựng hệ thống bán hàng:
- Sự phân bố nhu cầu của khách hàng: Với những nơi có lượng khách hàng tiềm năng lớn thì cần tổ chức lực lượng bán hàng trực tiếp. Ngược lại, với những nơi lượng khách hàng thưa thớt và nhỏ lẻ hơn thì để tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực, doanh nghiệp nên tổ chức bán lẻ thông qua đại lý hoặc hệ thống bán lẻ của các doanh nghiệp khác
- Năng lực và trình độ quản lý của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên tập trung vào phát triển chất lượng hơn số lượng. Không quan trọng có bao nhiêu chuỗi cửa hàng mà quan trọng việc quản lý chuỗi cửa hàng có đảm bảo hiệu quả kinh doanh không.
- Chính sách phát triển lâu dài: Doanh nghiệp cần xác định chính xác thị trường, khách hàng mục tiêu… Nếu có mục tiêu đúng đắn thì hướng đi sẽ chính xác và đi vào trọng tâm.
- Các nguồn lực của doanh nghiệp: Trước khi ra quyết định, bạn phải cân nhắc tới nguồn lực hiện có của mình: nhân lực, tài lực, vật lực…
- Mục tiêu: Doanh nghiệp mong muốn có thể đạt được những gì và như thế nào sau mỗi kì kinh doanh. Ví dụ: Doanh số, lợi nhuận, thị phần, thu nhập của nhân viên…
Nguyên tắc xây dựng hệ thống bán hàng:
- Lựa chọn cơ cấu tổ chức hệ thống hiện đại và phù hợp với từng nguồn lực: Dựa vào những điểm mạnh yếu khác nhau mà phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm phù hợp với từng nhân sự. Tránh trường hợp một người ôm đồm quá nhiều việc, người khác lại rảnh rỗi.
- Vị trí địa lý: Trước khi quyết định mở rộng thêm chuỗi cửa hàng, bạn cần cân nhắc xem vị trí đó có thuận lợi cho việc mua sắm của nhóm khách hàng mục tiêu không hay mật độ các cửa hàng có gần hay xa nhau quá không…
- Nhất quán trong mệnh lệnh: Nhân viên chỉ nhận nhiệm vụ và báo cáo cho một cấp trên duy nhất. Có nhiều cửa hàng có công tác quản lý không tốt, có quá nhiều người quản lý khiến nhân viên hoang mang, không biết việc này báo cho ai, việc kia hỏi người nào. Như vậy luồng thông tin bị phân bổ nhiều chiều và thiếu chính xác.
- Tầm quản lý: Tùy theo năng lực cá nhân và mức độ cá nhân mà một người chỉ quản lý một giới hạn những người dưới quyền. Khi số lượng quá đông thì việc quản lý cũng như công việc sẽ trở nên thiếu năng suất.
- Mệnh lệnh theo tuyến: Quyết định từ cấp trên đến cấp dưới và việc báo cáo cho các cấp khác nhau trong tổ chức cần phải được quy định rõ ràng.
- Phân chia công việc: Cần bổ nhỏ các đầu việc trong một nhiệm vụ để tập trung vào chuyên môn hóa công việc, tăng chất lượng công việc.
