6 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh qua điện thoại
Kỹ năng giao tiếp là một trong những ký năng quan trọng và cân thiết trong kinh doanh. Và thật đáng để tham khảo khi bài viết này sẽ giúp bạn có tới 6 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh qua điện thoại giúp việc kinh doanh, tiếp cận khách hàng… được dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết 6 cách đó ngay dưới đây.
1. Hãy nhiệt tình và nói rõ ràng
Đây là hai trong số những kỹ năng cơ bản và cần thiết nhất bạn cần khi xử lý cuộc gọi.
Điều quan trọng là phải thuyết phục người khác rằng bạn rất vui khi được nói chuyện với họ. Để làm như vậy, bạn nên thực hiện mọi cuộc gọi với một nụ cười và năng lượng trong giọng nói của bạn. Bạn muốn truyền tải sự háo hức của mình để giúp người gọi và giọng nói của bạn phải toát lên sự ấm áp, để họ cảm thấy hài lòng với sự tương tác.
Tất nhiên, sự nhiệt tình không phải là tất cả. Điều quan trọng không kém là nói chậm và rõ ràng, để người gọi hiểu bạn đang nói gì. Bạn nên phát triển sự điềm tĩnh của mình trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại và đảm bảo rằng bạn không nói quá nhanh. Tự tin đi kèm với kinh nghiệm, nhưng lúc đầu, bạn cần nhớ bình tĩnh nhất có thể khi bạn nhấc điện thoại vì điều này sẽ làm chậm lời nói của bạn và làm cho nó dễ phân biệt hơn.
2. Thực hành
Nếu bạn muốn thể hiện các kỹ năng điện thoại tốt nhất, bạn phải tự đào tạo (và đồng nghiệp và nhân viên của mình) cách tiếp cận các cuộc gọi. Trả lời điện thoại cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác mà bạn muốn thành thạo – bạn phải thực hiện nó thường xuyên để biết như thế nào là đúng.
Ý tưởng thực hành không chỉ để cải thiện những gì bạn đang làm mà còn thiết lập nó như một phản xạ mà bạn thực hiện một cách tự nhiên. Trong trường hợp trả lời điện thoại, bạn nên đạt đến một mức độ khi bạn không nghĩ về việc phải mỉm cười hoặc nói chậm và rõ ràng nhưng mà bạn vẫn có thể thực hiện điều đó một cách tự nhiên.
Việc thực hành gọi điện thoại đó có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tự ghi âm và nghe các bản ghi âm, hoặc bạn có thể hỏi bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp (khá nhiều người) để nhận phản hồi. Thật tốt khi nghe ý kiến của người khác vì họ sẽ thấy mọi thứ khác đi và có thể cung cấp cho bạn ý tưởng về việc hoàn thiện kỹ năng của bạn hơn.
3. Chỉ tập trung vào cuộc gọi
Kỹ năng chính bạn cần thể hiện khi trả lời điện thoại là gì? Trong thực tế, có lẽ không có một yếu tố quan trọng nhất. Thay vào đó, nó là một tập hợp các kỹ năng phức tạp .
Tuy nhiên, việc tập trung vào điện thoại là một điều vô cùng cần thiết. Tập trung vào một cuộc gọi điện thoại là rất quan trọng nếu bạn muốn cung cấp trải nghiệm tích cực cho người ở đầu dây bên kia.
Điều này vô cùng đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong một trung tâm chăm sóc khách hàng, hoặc nói chuyện với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng kinh doanh, những người đang mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Bạn nên cố gắng cách ly bản thân khỏi môi trường xung quanh vì môi trường ồn ào có thể sẽ ảnh hưởng đến nội dung cuộc nói chuyện của bạn.
Chỉ tập trung vào cuộc gọi đang diễn ra sẽ làm các giác quan của bạn tập trung hơn và bạn sẽ có thể tập trung vào vấn đề mà người gọi của bạn đã nêu ra. Hoàn toàn tập trung vào cuộc gọi sẽ giảm nguy cơ mắc lỗi thực tế hoặc hiểu sai những gì người khác đang nói.
4. Học cách kiên nhẫn
Kết hợp với lời khuyên để lắng nghe cẩn thận những gì người gọi đang nói, bạn cũng nên kiên nhẫn và đợi cho đến khi người kia kết thúc. Ngắt cuộc gọi không phải là một lựa chọn đúng đắn.
Kỹ năng nghe rất khó phát triển, cả trong khi nói chuyện điện thoại và giao tiếp mặt đối mặt. Tuy nhiên, bạn cần học tính kiên nhẫn vì đây là một kỹ năng đặc biệt tiện dụng khi cung cấp dịch vụ khách hàng thay mặt cho một doanh nghiệp. Đôi khi bạn có thể phải nói chuyện với những khách hàng khó tính, và ở đây bạn sẽ được yêu cầu thể hiện kỹ năng lắng nghe và sự kiên nhẫn của bạn. Hãy để người khác nói bất cứ điều gì họ nói, miễn là không lạm dụng hoặc đe dọa, và sau đó đưa ra giải pháp tốt nhất có thể cho vấn đề của họ.
5. Kiểm tra kỹ thông tin quan trọng
Đôi khi, cho dù bạn có lắng nghe người gọi đến mức nào, bạn có thể bỏ lỡ những gì họ đang nói.
Điều này có thể là do sự gián đoạn dòng nhất thời hoặc người đó có thể không nói rõ ràng. Trong những lúc như vậy, bạn nên yêu cầu họ lịch sự nhắc lại những gì họ vừa nói. Không có gì lạ khi không nắm được tên, số điện thoại hoặc chi tiết quan trọng tiềm năng khác trong khi gọi, vì vậy đừng lo lắng nếu bạn phải yêu cầu người gọi lặp lại điều gì đó.
Nói về điều đó, một mẹo hữu ích khác là luôn kiểm tra kỹ thông tin quan trọng được thu thập từ khách hàng vì việc nắm bắt mọi chi tiết có thể đóng vai trò chính trong mối quan hệ tương lai của bạn.
6. Chú ý lời nói của bạn
Văn hóa ngôn ngữ của chúng ta được cho là đang xấu đi khi chúng ta thay thế văn bản bằng biểu tượng cảm xúc. Vấn đề là chúng ta đã quá quen với việc làm lộn xộn bài phát biểu của mình bằng những cảm xúc và đến mức chúng ta thậm chí không còn chú ý đến chúng nữa. Thận trọng với những câu nói của bạn có thể làm cho khách hàng hiểu lầm mặc dù ý của bạn không phải thế.
Trên đây là 6 cách mà abbycard.com giới thiệu đến bạn giúp bạn có thể cải thiện được khả năng giao tiếp thông qua điện thoại của mình.
