2 cách quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

Quản lý bán hàng là giai đoạn quan trọng giúp bạn quản lý được mọi thông tin như thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho, doanh thu, chi phí, lợi nhuận… Hiện nay có 2 cách quản lý bán hàng tốt nhất đó là bằng Excel và phần mềm. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Gần như tất cả các file excel quản lý bán hàng được tìm thấy trên mạng đều không dùng được vì quá ít chức năng và không phù hợp với bạn

1. Ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng excel

1.1. Ưu điểm

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, cửa hàng có thể nhận được nhiều lợi ích hơn so với quản lý bán hàng bằng sổ sách. Chẳng hạn như:

• Quản lý thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho chính xác hơn
• Số tiền về doanh thu, chí phí, lợi nhuận được tính rõ ràng, chính xác hơn. Ít xảy ra nhầm lẫn hơn so với sổ sách
• File excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào nên bạn có thể dễ dàng thêm các trường mới, hàm nhập phù hợp với nhu cầu quản lý

So với phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường, sử dụng Excel giúp tiết kiệm chi phí hơn.

1.2. Nhược điểm

So với phương pháp thủ công như sổ sách, sử dụng file excel để quản lý khiến bạn tốn 1 khoản chi phí đầu tư laptop hoặc máy tính PC. Ngoài ra, khi sử dụng excel còn có một số nhược điểm khác như:

• Với các file chứa quá nhiều dữ liệu, thi thao tác trên máy tính dễ gặp phải tình trạng treo, đơ máy. Khi cửa hàng đông khách thường sẽ gây gián đoạn công việc, đồng thời dễ xảy ra tình trạng quên trừ đi số lượng hàng xuất bán.
• Yêu cầu nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán cần có trình độ nhất định để sử dụng excel – quản lý thông tin bán hàng.
• Không thể quản lý từ xa do thông tin, dữ liệu chỉ tập trung tại máy tính được cài đặt file excel.
• Dễ bị mất dữ liệu bán hàng khi máy tính gặp virus hoặc bị hỏng.
• Hạn chế chức năng quản lý so với các phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường như tích điểm khách hàng, quản lý giao hàng, quản lý bán hang online, phân quyền vai trò nhân viên…

2. Bạn không thể quản lý bán hàng chỉ với 1 file Excel

Thực tế những người có nhu cầu tìm file Excel để quản lý bán hàng thường là người mới kinh doanh, có quy mô bán hàng nhỏ và muốn tiết kiệm chi phí. Họ cho rằng chỉ cần tải miễn phí 1 file Excel quản lý bán hàng về là có thể sử dụng được. Tuy nhiên không phải vậy.

Nghiệp vụ quản lý bán hàng, bao gồm rất nhiều phần, chẳng hạn như Quản lý danh mục sản phẩm, danh sách sản phẩm, số tồn, các lần xuất/nhập kho, thông tin khách hàng… Đó là chưa kể đến việc tính doanh thu lỗ lãi, thống kê sản phẩm bán chậm, bán chạy, tồn kho lâu ngày…. Những báo cáo bán hàng đó cần rất nhiều hàm Excel để xử lý, và mô hình chung sẽ làm chậm thao tác của bạn.

Đã từng có chủ shop áp dụng cách quản lý bán hàng bằng file Excel, và gặp phải một số vấn đề sau:

• Sau một thời gian sử dụng, dung lượng file trở nên quá nặng, việc mở file mất tới hàng phút, thường xuyên đơ, treo máy, hoặc tự động đóng file.
• Bị nhân viên vô tình hay cố ý sửa dữ liệu, mà không thể tra ra được là sai ở đâu, ai sửa, sửa từ bao giờ, dẫn đến báo cáo bị sai, không dùng được nữa, phải xóa hết dữ liệu đi làm lại từ đầu
• Máy tính hỏng dẫn đến mất file, chủ shop nào cẩn thận thì có tạo bản sao vào máy tính khác, nhưng dữ liệu không được cập nhật đầy đủ.

3. Chuyển đổi dữ liệu từ file Excel sang Phần mềm bán hàng rất nhanh chóng với tính năng import file Excel

3.1. Tải file Excel danh mục sản phẩm lên

Phần mềm cho bạn một file Excel mẫu, chỉ cần copy/paste dữ liệu danh mục sản phẩm từ file Excel cũ vào, rồi tải lên phần mềm là xong. Bạn có thể nhập hàng trăm danh mục sản phẩm lên phần mềm chỉ với 1 cú click chuột

Nếu đã có sẵn file Excel để quản lý sản phẩm, chỉ cần làm tương tự như cách ở trên, bạn cũng có thể tạo hàng nghìn sản phẩm lên phần mềm

Mẫu file Excel import cũng rất đơn giản, dễ hiểu, ai cũng có thể nhập liệu được

Như vậy là chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể chuyển đổi tất cả dữ liệu từ Excel lên phần mềm rồi. Tất cả các nghiệp vụ quản lý bán hàng về sau sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm, không còn lo sai sót, mất dữ liệu, đơ hay nặng máy nữa.