2 cách quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

Quản lý bán hàng là giai đoạn quan trọng giúp bạn quản lý được mọi thông tin như thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho, doanh thu, chi phí, lợi nhuận… Hiện nay có 2 cách quản lý bán hàng tốt nhất đó là bằng Excel và phần mềm. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

file_excel_quan_ly_ban_hang_free_1

Gần như tất cả các file excel quản lý bán hàng được tìm thấy trên mạng đều không dùng được vì quá ít chức năng và không phù hợp với bạn

1. Ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng excel

1.1. Ưu điểm

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, cửa hàng có thể nhận được nhiều lợi ích hơn so với quản lý bán hàng bằng sổ sách. Chẳng hạn như:

  • Quản lý thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho chính xác hơn
  • Số tiền về doanh thu, chí phí, lợi nhuận được tính rõ ràng, chính xác hơn. Ít xảy ra nhầm lẫn hơn so với sổ sách
  • File excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào nên bạn có thể dễ dàng thêm các trường mới, hàm nhập phù hợp với nhu cầu quản lý

So với phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường, sử dụng Excel giúp tiết kiệm chi phí hơn.

1.2. Nhược điểm

So với phương pháp thủ công như sổ sách, sử dụng file excel để quản lý khiến bạn tốn 1 khoản chi phí đầu tư laptop hoặc máy tính PC. Ngoài ra, khi sử dụng excel còn có một số nhược điểm khác như:

  • Với các file chứa quá nhiều dữ liệu, thi thao tác trên máy tính dễ gặp phải tình trạng treo, đơ máy. Khi cửa hàng đông khách thường sẽ gây gián đoạn công việc, đồng thời dễ xảy ra tình trạng quên trừ đi số lượng hàng xuất bán.
  • Yêu cầu nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán cần có trình độ nhất định để sử dụng excel – quản lý thông tin bán hàng.
  • Không thể quản lý từ xa do thông tin, dữ liệu chỉ tập trung tại máy tính được cài đặt file excel.
  • Dễ bị mất dữ liệu bán hàng khi máy tính gặp virus hoặc bị hỏng.
  • Hạn chế chức năng quản lý so với các phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường như tích điểm khách hàng, quản lý giao hàng, quản lý bán hang online, phân quyền vai trò nhân viên…

2. Bạn không thể quản lý bán hàng chỉ với 1 file Excel

Thực tế những người có nhu cầu tìm file Excel để quản lý bán hàng thường là người mới kinh doanh, có quy mô bán hàng nhỏ và muốn tiết kiệm chi phí. Họ cho rằng chỉ cần tải miễn phí 1 file Excel quản lý bán hàng về là có thể sử dụng được. Tuy nhiên không phải vậy.

Nghiệp vụ quản lý bán hàng, bao gồm rất nhiều phần, chẳng hạn như Quản lý danh mục sản phẩm, danh sách sản phẩm, số tồn, các lần xuất/nhập kho, thông tin khách hàng… Đó là chưa kể đến việc tính doanh thu lỗ lãi, thống kê sản phẩm bán chậm, bán chạy, tồn kho lâu ngày…. Những báo cáo bán hàng đó cần rất nhiều hàm Excel để xử lý, và mô hình chung sẽ làm chậm thao tác của bạn.

file_excel_quan_ly_ban_hang_free

Đã từng có chủ shop áp dụng cách quản lý bán hàng bằng file Excel, và gặp phải một số vấn đề sau:

  • Sau một thời gian sử dụng, dung lượng file trở nên quá nặng, việc mở file mất tới hàng phút, thường xuyên đơ, treo máy, hoặc tự động đóng file.
  • Bị nhân viên vô tình hay cố ý sửa dữ liệu, mà không thể tra ra được là sai ở đâu, ai sửa, sửa từ bao giờ, dẫn đến báo cáo bị sai, không dùng được nữa, phải xóa hết dữ liệu đi làm lại từ đầu
  • Máy tính hỏng dẫn đến mất file, chủ shop nào cẩn thận thì có tạo bản sao vào máy tính khác, nhưng dữ liệu không được cập nhật đầy đủ.

3. Chuyển đổi dữ liệu từ file Excel sang Phần mềm bán hàng rất nhanh chóng với tính năng import file Excel

3.1. Tải file Excel danh mục sản phẩm lên

Phần mềm cho bạn một file Excel mẫu, chỉ cần copy/paste dữ liệu danh mục sản phẩm từ file Excel cũ vào, rồi tải lên phần mềm là xong. Bạn có thể nhập hàng trăm danh mục sản phẩm lên phần mềm chỉ với 1 cú click chuột

file_excel_quan_ly_ban_hang_free_5

3.2. Import Excel hàng nghìn sản phẩm chỉ mất 1 vài giây

Nếu đã có sẵn file Excel để quản lý sản phẩm, chỉ cần làm tương tự như cách ở trên, bạn cũng có thể tạo hàng nghìn sản phẩm lên phần mềm

file_excel_quan_ly_ban_hang_free_6

Mẫu file Excel import cũng rất đơn giản, dễ hiểu, ai cũng có thể nhập liệu được

file_excel_quan_ly_ban_hang_free_7

Như vậy là chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể chuyển đổi tất cả dữ liệu từ Excel lên phần mềm rồi. Tất cả các nghiệp vụ quản lý bán hàng về sau sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm, không còn lo sai sót, mất dữ liệu, đơ hay nặng máy nữa.

4. Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thay thế quản lý bán hàng thay thế quản lý bằng Excel tại các shop bán lẻ

Không chỉ shop quần áo, đa số các cửa hàng bán lẻ khác như giày dép, phụ kiện thời trang, phụ kiện điện thoại, cửa hàng vật tư, cửa hàng xe máy, linh kiện điện tử – điện máy, phụ tùng ô tô, siêu thị, tạp hóa, cửa hàng thuốc… đều đang có xu hướng chuyển đổi cách quản lý. Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng ngày càng phổ biến bởi nhiều tính năng phần mềm quản lý bằng excel không đáp ứng được.

So với sử dụng excel, phần mềm quản lý bán hàng mang đến nhiều lợi ích hơn cho cửa hàng và chủ shop:

  • Tiết kiệm chi phí vận hành cửa hàng do quản lý chặt chẽ, khoa học.
  • Tiện lợi khi chủ cửa hàng có thể quản lý shop mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet.
  • Dùng ổn định khi không kết nối mạng, mọi thay đổi sẽ được cập nhật tức thời khi có kết nối mạng trở lại.
  • Giảm thất thoát, giảm lãng phí, tránh gian lận từ nhân viên.
  • Nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng…

Trên đây là một số thông tin giúp bạn có thể quản lý bán hàng tốt hơn cho dù có hay không sử dụng file excel để quản lý bán hàng. Dù quản lý bằng excel, ghi chép sổ hay dùng phần mềm quản lý bán hàng thì việc sát sao trong hoạt động quản lý cũng là điều cần thiết giúp bạn điều hành cửa hàng tốt hơn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *