Đừng mong quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả nếu không biết những điều này

Trong thực tế nếu các nhà đầu tư kinh doanh một vài cửa hàng thì lợi luận sẽ không cao. Với những cửa hàng mới mở thì thường không có lãi vì tốn nhiều chi phí đầu tư vào cửa hàng và kinh nghiệm của họ cũng chưa đủ để quản lý chuỗi cửa hàng. Có những ông trùm bán lẻ tiêu biểu dầu tư vào nước ta như: Metro, Parkson, BigC,…. Họ đều phát triểu theo chuỗi. Muốn kinh doanh bán lẻ có hiệu quả thì phải phát triển theo chuỗi đó là điều tất yếu trong nghành bán lẻ trên thế giới.

Đa số các nhà đầu tư bán lẻ đều kinh doanh rất hiệu quả ở cửa hàng thứ nhất. Nhưng khi bước sang cửa hàng thứ 2 trở đi thì lại cảm thấy không hiệu quả. Doanh số của các cửa hàng mới mở thì thường không bằng được những cửa hàng đầu tiên. Chính vì việc mở thêm cửa hàng sẽ tạo gánh nặng cho người quản lý, làm thế nào để có thể quản lý tốt được chuỗi cửa hàng là câu hỏi mà rất nhiều người đang thắc mắc. Làm sao để có thể quản lý tốt các cửa hàng khi các cửa hàng đó không cùng một vị trí địa lý và người chủ thì không thể luôn luôn có mặt tại cửa hàng để quản lý và giám sát công việc hàng ngày.

 

1. Tìm hiểu về chuỗi cửa hàng bán lẻ

Cửa hàng bán lẻ hay còn gọi là cửa hàng, cửa hiệu, cửa tiệm. Đây làm một ngôi nhà hoặc dãy nhà dùng để mua bán hàng hóa với quy mô phục vụ trực tiếp cho các cá nhân trực tiếp tiêu thụ bằng cách mua hàng tại chỗ, nhận hàng tại chỗ hoặc hỗ trợ dịch vụ giao hàng tận nơi, bao hàng.

Hiện nay, việc mở chuỗi cửa hàng bán lẻ là xu thế mà các nhà kinh doanh đang hướng tới, hình thức này vừa gia tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích đó thì những nhà kinh doanh lại phải đau đầu trong việc quản lý chúng cho tốt.

Có một thực trạng của việc mở chuỗi cửa hàng ở Việt Nam thường đi ngược lại so với thế giới là kinh doanh tốt có hiệu quả ở cửa hàng thứ 1 đến khi mở sang cửa hàng thứ 2 thứ 3 thì doanh số lại giảm đáng kể.

Số lượng cửa hàng tăng lên mang đến lợi ích về mặt số lượng hàng hóa tăng, tổng doanh thu tăng, các chủ cửa hàng có thể dễ dàng đàm phán với các nhà cung cấp để hưởng chính sách ưu đãi về giá. Tuy nhiên, khi mua hàng với mức giá rẻ thì nhà kinh doanh lại rơi vào tình trạng không kiểm soát được chính cửa hàng do mình mở ra. Vấn đề mâu thuẫn này không nằm ở khả năng buôn bán của các chủ cửa hàng mà ở “Kỹ năng quản trị cửa hàng” của họ thiếu.

2. 4 yếu tố để quản trị cửa hàng thành công

2.1. Quản lý tài chính:

Thật khó khăn khi quản lý chuỗi cửa hàng và cửa hàng bán lẻ nếu không cách quản lý và kiểm soát hợp lý. Việc quản lý bằng sổ sách sẽ làm cho các nhà bán lẻ gặp rắc rối lớn và tốn rất nhiều thời gian cho việc quản lý doanh thu của công ty.

Tuy nhiên không phải chuỗi cửa hàng nào cũng quản lý hiệu quả nhất là khi quy mô của chuỗi cửa hàng ngày càng trở lên lớn hơn. Phần mềm quản lý bán hàng chính là công cụ hữu ích nhất để giải quyết những khó khăn về việc quản lý.

Việc quản trị tốt tài chính giúp các nhà quản lý có thể quản lý được cửa hàng và đơn hàng, chủ động trong công tác xuất, nhập kho, cắt giảm chi phí, quyết định giá sản phẩm, mức lương của nhân viên, tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh…từ đó các nhà quản trị có thể đánh giá tình hình kinh doanh để thay đổi chiến lược của cửa hàng mình một cách phù hợp.

Việc quản trị tốt tài chính giúp các nhà quản lý có thể quản lý được cửa hàng

2.2. Quản lý nhân viên:

Cũng với các lý do khoảng cách địa lý giữa các cửa hàng mà người quản lý thì không thể có mặt tại tất cả các cửa hàng để quản lý nhân viên bán hàng của mình. Nên chủ cửa hàng đã tin tưởng và phó mặc và tin tưởng vào nhân viên. Chính vì thế nhiều cửa hàng đã gặp cảnh thất thoát khá lớn khi quá tin vào nhân viên bán hàng.

Khâu quản lý nhân viên vô cùng quan trọng

Với Phần mềm quản lý bán hàng các nhà quản lý có thể quản lý tốt cửa hàng của mình mà không lo thất thoát hàng hóa cũng như việc nhân viên không trung thực. Với mọi hành động của nhân viên trên phần mềm người quản lý đều có thể biết cụ thể là nhân viên nào đang làm gì, quản lý được hóa đơn mà nhân viên tạo ra tránh việc thất thoát cho cửa hàng đồng thời có thể nâng cao ý thức cũng như trách nhiệm của nhân viên bán hàng.

2.3. Quản lý khách hàng:

Trong kinh doanh bán lẻ, ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng hay các chương trình chăm sóc và tri ân khách hàng là do các nhà bán lẻ không biết thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng như thế nào cho hợp lý và dễ dàng. Đặc biệt là khi quản lý số lượng khách hàng lớn của cả chuỗi cửa hàng.

Bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian cũng như chi phí khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Danh sách khách hàng với đầy đủ những thông tin như: họ tên, sđt, email, ngày sinh,… sẽ được tổng hợp đầy đủ trên phần mềm.

Hơn thế, tùy theo quy định của từng cửa hàng mà khách hàng đến quán từ bao nhiêu lần trở lên sẽ được xếp vào nhóm khách hàng thân thiết. Theo đó, nhóm khách hàng thân thiết này sẽ nhận được chế độ đãi ngộ tốt hơn những khách hàng bình thường khác.

Nhờ vào chức năng này của phần mềm, nhiều cửa hàng còn có chính sách ưu đãi, quà tặng cho các khách hàng có sinh nhật trong tháng, kích thích sự gắn bó lâu dài với cửa hàng của mình.

2.4. Kiểm soát hàng hóa

Luân chuyển hàng hoá giữa các địa điểm và kiểm tra hàng hoá giữa các địa điểm là khâu tốn kém và mất nhiều thời gian nhất trong bán lẻ? Nếu không kiểm soát kịp thời sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng và chất lượng phục vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số. Phần mềm quản lý bán hàng giúp cho nhân viên bán hàng có thể kiểm soát số lượng hàng hoá ở các địa điểm. Từ đó việc luân chuyển hàng hoá giữa cửa hàng diễn ra nhanh hơn không còn quy trình rắc rối,phức tạp.

3. Ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý chuỗi cử hàng

Bán lẻ luôn là một trong những thị trường được đánh giá có mức độ cạnh tranh cao nhất. Chưa kể đến việc thị trường này thường chẳng mấy ổn định vì phải chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó có cả các yếu tố bên ngoài lẫn bên trong mỗi doanh nghiệp hoạt động trong ngành.

Đối với các yếu tố bên trong, công tác quản lý là một nhân tố vô cùng quan trọng. Nếu không thực hiện tốt hoạt động này, chuỗi cửa hàng của bạn cũng tựa như “hoa sớm nở tối tàn”, chỉ vừa mở ra hoạt động không được bao lâu đã phải đối mặt với nhiều vấn đề tiêu cực bởi chính bạn chẳng thể quản lý, kiểm soát được tình hình vận hành, hoạt động kinh doanh.

Kinh doanh theo mô hình chuỗi đồng nghĩa với việc bạn phải quản lý cùng lúc nhiều cửa hàng khác nhau và điều này là không hề đơn giản nếu bạn là người lần đầu kinh doanh hoặc chưa có kinh nghiệm giám sát số lượng cửa hàng lớn.

Ngoài việc không ngừng trau dồi, nâng cao năng lực quản lý, xây dựng quy trình hoạt động, vận hành phù hợp bạn còn cần đến sự giúp sức của công nghệ và thiết bị hiện đại. Trong đó nhất định phải kể đến các  thiết bị mã vạch.

=> Giải pháp mã vạch nói chung và thiết bị mã vạch nói riêng sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn đạt hiệu quả quản lý cao hơn, ngăn chặn thất thoát và tạo hình ảnh chuỗi cửa hàng hiện đại, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Những lợi ích to lớn khi ứng dụng giải pháp mã vạch vào quản lý chuỗi cửa hàng

Ngay khi áp dụng giải pháp mã vạch vào quy trình quản lý chuỗi cửa hàng của mình bạn sẽ nhận được những lợi ích to lớn sau:

• Quản lý danh mục sản phẩm cũng như chi tiết từng loại hàng hóa theo cách khoa học, chi tiết rõ ràng, hạn chế những nhầm lẫn không đáng có nhờ vào tem nhãn mã vạch.
• Cho ra những con số cụ thể, chính xác về xuất, nhập, tồn, lưu trữ theo ngày, tháng, năm, thậm chí là theo giờ với từng cửa hàng và cả hệ thống chuỗi cửa hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng, những giao dịch cụ thể.
• Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi cửa hàng trong chuỗi tại bất cứ địa điểm, thời gian mong muốn mà không cần trực tiếp đến giám sát từng cửa hàng một.
• Cung cấp con số chính xác về tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
• Hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, thất thoát, gian lận mà không xác định được nguyên nhân.
• Dữ liệu bán hàng, kinh doanh được lưu trữ bảo mật, an toàn.
• Thanh toán nhanh chóng, tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho chuỗi cửa hàng, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

4. Phần mềm BMS giúp quản trị tài chính chuỗi cửa hàng chi tiết

Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ BMS giúp chủ doanh nghiệp có thể quản trị tài chính chuỗi cửa hàng hiệu quả và chi tiết hơn. Những tính năng ưu việt trong phần mềm giúp chủ doanh nghiệp quản lý các chỉ số tài chính đơn giản và hiệu quả hơn hẳn.

Phần mềm BMS có thể giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chi tiết về lãi lỗ tại từng chi nhánh cửa hàng, phần mềm tự động thống kê báo cáo được doanh số, doanh thu tại từng cửa hàng, hỗ trợ tính toán về hàng bán, số tiền phải trả cho các nhà cung cấp, bao gồm cả lãi gộp, chi phí cửa hàng, lãi ròng trên doanh số…. sau đó được tổng hợp và tính toán lãi lỗ chính xác hơn.

Ngoài ra phần mềm BMS còn giúp chủ doanh nghiệp quản lý tài sản chi tiết và đánh giá hiệu quả đầu tư tối ưu. Chúng ta có thể biết rõ được hiệu quả đầu tư thông qua những báo cáo tồn kho, công nợ với khách hàng, tài sản cố định đầu tư vào từng chi nhánh cửa hàng, những công cụ dùng trong cửa hàng cho tới tổng tài sản đầu tư.

Đặc biệt việc sử dụng phần mềm BMS cũng giúp chủ cửa hàng có thể nắm bắt được dòng tiền tại từng chi nhánh một cách chính xác nhất, bao gồm dòng tiền vào, dòng tiền ra, từ đó có phương án cân đối thu chi và kiểm soát lợi nhuận hiệu quả.

Tất cả những tiêu chí trên đều cho thấy, ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ BMS chính là giải pháp “vàng” giúp chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình kinh doanh cửa các cửa hàng. Dựa vào các kết quả đó nhà quản trị đưa ra những phân tích, nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh kịp thời phù hợp với từng thời điểm, nâng cao hiệu quả kinh doanh chuỗi cửa hàng.

Xem thêm: Đây là cách giúp bạn quản lý tốt CHUỖI cửa hàng bán lẻ

5. Quy trình đào tạo quản lý chuỗi cửa hàng

Giai đoạn 1 – Tiêu chuẩn hoá hoạt động kinh doanh:

Thông qua sự cố gắng nỗ lực chung của những nhân viên xuất sắc ở những vị trí chủ chốt của các chuỗi cửa hàng bán lẻ được tổ chức trong thời gian một tháng, thông qua việc trau chuốt quy trình doanh thu, phân tích thao tác để kết xuất các nội dung tiêu chuẩn thao tác, thực hiện copy cơ sở nền móng của mô hình doanh thu trong chuỗi các cửa hàng bán lẻ.

Giai đoạn 2 – Mở lớp đào tạo quản lý đặc biệt:

Trong giai đoạn thứ 2 này nên tổ chức cho các nhân viên quản lý trung cao cấp của chuỗi các cửa hàng bán lẻ tham gia các khoá học quản lý về việc quản lý hoạt động của các loại chuỗi cửa hàng bán lẻ để giúp họ trau dồi thêm kiến thức tư tưởng về hệ thống chuỗi cửa hàng, nghiên cứu và thảo luận tiêu chuẩn nâng cấp chuỗi cửa hàng để giúp nâng cao trình độ quản lý và hiệu quả hoạt động.

Giai đoạn 3 – Đào tạo hệ thống chuyển vận từ trong ra ngoài:

Trong giai đoạn thứ nhất chúng ta đã tiến hành xây dựng được tiêu chuẩn, giai đoạn thứ 2 đã tiến hành bồi dưỡng năng lực cho các cán bộ quản lý trung cao cấp.

Đến giai đoạn thứ 3 này là yêu cầu tất cả những người quản lý trung cao cấp củng cố đào tạo kỹ năng cho toàn bộ nhân viên trong hệ thống chuỗi cửa hàng để họ có thể nắm bắt và biết được tất cả những tiêu chuẩn trong chuỗi đồng thời biến công việc bồi dưỡng đào tạo này trở thành công việc thường ngày, xây dựng môi trường diễn đàn để cho mỗi nhân viên trong chuỗi các cửa hàng đều có thể tự nâng cao năng lực bản thân.

Giai đoạn 4 – Giám sát và quản lý hệ thống thực thi:

Tiêu chuẩn đã được quán triệt thực thi trong gian đoạn thứ 3. Hiệu quả thực thi ra sao? Làm thế nào để quản lý và giám sát việc thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ trong giai đoạn này?

Cần phải tổ chức hoạt động quán triệt mục tiêu trong vòng 2 tháng, tiến hành đánh giá quán triệt mục tiêu và hiệu quả thực hiện trong toàn chuỗi các cửa hàng bán lẻ sau đó sẽ tiến hành phụ đạo thêm đối với những cửa hàng còn yếu kém.

Thông qua việc thực thi nội dung công việc trong 4 giai đoạn trên, chúng ta có thể đảm bảo được rằng các vấn đề còn tồn đọng trong hoạt động kinh doanh và quy trình quản lý chuỗi các cửa hàng bán lẻ đã được giải quyết một cách có hiệu quả, đảm bảo được việc nâng cấp về hệ thống trong hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng.