Để giao hàng đúng chuẩn và hiệu quả thì phiếu giao hàng là điều là điều cần thiết mà người giao hàng cần giao kèm hàng hóa cho khách. Những thông tin cần có trên phiếu giao hàng Excel sẽ giúp khách hàng nắm được những thông tin cơ bản của sản phẩm. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Phiếu giao hàng là gì? Thông tin trình bày
Những thông tin này là bắt buộc hoặc không bắt buộc tùy theo yêu cầu và quy trình trong mỗi đơn vị.
Có đơn vị có thể có phiếu giao hàng, có đơn vị không cần.
- Logo (Nếu có)
- Tên – Địa chỉ – SDT liên hệ….
- Tên phiếu giao hàng
- Thông tin sản phẩm
- Tình trạng sản phẩm
- Số lượng
- Giá tiền – thành tiền nếu có
- Người giao
- Người nhận
2. Phiếu giao hàng có bắt buộc phải có không?
Ở nhiều đơn vị khi bộ phận kho – bộ phận giao hàng – bộ phận kế toán tách biệt. Quy trình nhập xuất hàng hóa khác biệt chúng ta sẽ có phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu bán hàng. Trong đó:
- Phiếu bán hàng: Do kế toán xuất hàng, ghi nhận thông tin đơn hàng và thành tiền. Phiếu giao cho khách hàng
- Phiếu xuất kho: Lệnh xuất được kế toán chuyển xuống bộ phận kho, để xuất hàng. Nội dung quan trong chỉ gồm thông tin hàng hóa và số lượng. Thông tin thành tiền có thể có hoặc không, không bắt buộc. Phiếu lưu nội bộ
- Phiếu giao hàng: Thông tin hàng hóa và tình trạng. Có xác nhận của khách hàng và người giao
Do tùy theo quy mô, quy trình hoạt động hoặc như tính chất công việc hàng hóa. Các phiếu này có thể áp dụng hoặc không.
Một số đơn vị, sẽ chỉ có 1 phiếu đại diện cho cả 3 phiếu có tính chất giao dịch với khách và lưu nội bộ.
Các tên gọi khác như:
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu bán lẻ
- Phiếu giao hàng kiêm xuất kho
3. Mục đích của phiếu giao hàng
- Thông báo về tình trạng hàng hóa
- Thể hiện nội dung đơn hàng có thể ngắn gọn hoặc chi tiết tùy theo yêu cầu quản lý: Về việc có cho giá bán hoặc không
- Người nhận hàng kiểm tra về tình trạng giao hàng, hàng hóa, kích thước, size số
- Thể hiện quy trình giao hàng, đầy đủ chứng từ
- Hoàn thiện giấy tờ cho hàng hóa
- Ràng buộc giữa người bán và người mua về tình trạng, số lượng hàng giao – nhận
4. Quy trình nhận phiếu
Trước khi thanh toán tiền hàng, người nhận cần đối chiếu xem hàng hóa mình nhận được có khớp với thông tin thể hiện trên phiếu hay không, bao gồm số lượng, chất lượng, tình trạng sản phẩm có đúng như yêu cầu hay không. Nếu tất cả đều đã đạt yêu cầu thì người nhận có thể tiến hành thanh toán và ký xác nhận. Ngược lại, nếu sản phẩm có bất kỳ khiếm khuyết, thiếu hụt nào thì người nhận có thể từ chối thanh toán và không nhận đơn hàng đó.
Trong trường hợp người mua đã thanh toán tiền hàng từ trước thì khi nhận được hàng có thể chủ động liên lạc ngay lập tức với đơn vị cung cấp để thông báo về tình trạng của đơn hàng và yêu cầu được giải quyết.
Còn đối với những trường hợp mà hàng hóa có giá trị lớn thì người bán nên cung cấp thêm những giấy tờ cần thiết như giấy bảo hành, hóa đơn VAT… để giúp người mua đối chiếu dễ dàng hơn.
Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin cần thiết và hữu ích nhất giúp kế toán hiểu hơn về phiếu giao hàng để có thể hoàn thành nghiệp vụ một cách chính xác.
5. Phiếu giao hàng excel cơ bản
Một phiếu giao hàng excel cơ bản là một phiếu giao hàng đơn giản, rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác vận chuyển và nhận hàng giữa hai bên. Trước hết, một phiếu giao hàng excel cơ bản cần những thông tin sau:
5.1. Thông tin đơn vị vận chuyển
Thường thì thông tin này sẽ được đặt ngay ở trên đầu phiếu giao hàng excel để người nhận hàng có thể nắm bắt ngay thông tin đơn hàng. Thông tin này sẽ bao gồm tên hãng vận chuyển, trụ sở chính, hotline hay số điện thoại liên lạc hay thậm chí là số fax hay email nếu cần thiết. Ngoài ra, nếu đơn vị vận chuyển này có logo hay hình ảnh thương hiệu thì nên đặt ngay bên cạnh tên vận chuyển để thêm tính nổi bật cho đơn giao hàng excel.
5.2. Thời gian xuất phiếu giao hàng
Đây cũng là một trong những thông tin vô cùng quan trọng trong phiếu giao hàng để biết được đơn hàng của bạn được phát sinh vào giờ nào, ngày tháng năm nào để đối chiếu với số phí giao hàng mà khách hàng phải trả và hơn nữa, trong các tình huống ngoài ý muốn như mất hàng hay vận chuyển lâu thì có thể căn cứ vào thời gian này để giải quyết vấn đề.
5.3. Thông tin về khách hàng và người nhận
Khi giao hàng thì chắc chắn phải biết vận chuyển cho ai và với mục đích gì vì vậy thông tin về khách hàng và người nhận là vô cùng quan trọng. Thông tin này sẽ bao gồm tên khách hàng và người nhận đơn hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại để liên lạc khi giao hàng hay trong một số trường hợp là diễn giải đã xuất bán hay đã thu tiền hay chưa. Nắm bắt được thông tin này, đơn vị vận chuyển cũng nên xác minh từ nhiều phía để đảm bảo thông tin này là hoàn toàn chính xác phòng trường hợp khách hàng cho sai địa chỉ, sai số điện thoại làm trì trệ đơn hàng hay thậm chí là bùng hàng gây thiệt hại cho doanh nghiệp vận chuyển.
5.4. Danh sách các hàng hóa được giao
Danh sách các hàng hóa được giao phải được đảm bảo một số thông tin cơ bản như tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, ghi chú,… Ngoài ra, tùy vào mục đích đơn hàng, nhà vận chuyển hoàn toàn có thể bổ sung thêm các thông tin như giá, số tiền hay thuế,… Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong quá trình xây dựng dánh sách này tùy vào nhu cầu của bạn và người nhận hàng. Mặt khác, đây là các thông tin vô cùng quan trọng liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa sao cho khớp và chính xác nên cần sự tính toán cẩn thận giữa hai bên để tránh gây ra sai sót không đáng có.
5.5. Ký xác nhận
Đây cũng là một trong những thông tin vô cùng quan trọng để xác định xem, những ai liên quan tới việc bàn giao hàng hóa. Thông thường, thông tin này cần sự xác nhận từ hai người, đó là thủ kho và người nhận. Tùy vào từng công ty bạn cũng có thể hoàn toàn thêm vào như bộ phận kinh doanh, kế toán, người giao hàng,… để đảm bảo quyền lợi cho mình cũng như khách hàng.
Mẫu phiếu giao hàng excel cơ bản
Trên đây là những thông tin về một phiếu giao hàng excel cơ bản. Chúc bạn giao hàng hiệu quả.