Tạo Chữ Ký Email Đẹp|Hướng Dẫn Tạo Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp Mới

1. TÌM HIỂU VỀ CHỮ KÝ EMAIL

Trước khi tạo chữ ký email thì các bạn phải hiểu được chữ ký email là gì? Phần chữ ký nằm ở đâu trong mail? Ngày trước, khi bạn viết bức thư truyền thống thì ở cuối thư bạn sẽ ký một chữ ký của mình kèm theo họ và tên. Hiện nay, khi công nghệ phát triển, việc viết thư truyền thống ít dần đi thì đã đến lúc gửi thư điện tử thông qua mạng internet lên ngôi, thì bạn hiểu nôm na rằng chữ ký email trong bức thư điện tử là một tấm danh thiếp đính kèm ở cuối mỗi bức thư điện tử.

Hãy thử nhìn vào hộp thư đến của bạn. Hôm nay bạn nhận được bao nhiêu email? Bạn có đọc tất cả không? Không! Chắc chắn là vậy, và bạn không phải là trường hợp duy nhất. Một chuyên gia trung bình nhận tối đa 121 email mỗi ngày, nhưng họ chỉ mở khoảng 13.7% trong số đó, điều này có nghĩa là chỉ có khoảng 11% email thực sự gây chú ý, vậy làm sao để tạo sự khác biệt trong hàng loạt email?

Một trong những bước cần thiết hàng đầu là tạo chữ ký email chuyên nghiệp, đây là cách hiệu quả nhất để thu hút sự chú ý của người xem, đây là lúc họ quyết định có tiếp tục xem hay không, và bạn cần một chất xúc tác để nâng cao tỉ lệ “Có”.

Hãy tạo chữ ký email ngay từ bây giờ để trở nên chuyên nghiệp hơn

Một chữ ký có thể được trình bày ở hai dạng: dạng hình ảnh và dạng văn bản. Trước khi tạo bạn cần chuẩn bị những thông tin như sau:

• Họ tên, chức vụ và nghề nghiệp hiện tại của bạn.

• Tên công ty của bạn.

• Thêm vài thông tin liên hệ cơ bản như số điện thoại, email, địa chỉ nhà, website,…

• Thông tin trang mạng xã hội đang dùng của bạn như facebook, instagram, zalo,…

• Sử dụng hình ảnh của bạn để tăng thêm nét nổi bật và ấn tượng cho chữ ký email.

• Câu slogan hay có thể là chữ ký cá nhân của bạn.

2. HƯỚNG DẪN CÁCH TẠO CHỮ KÝ EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

2.1 Hướng dẫn cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp

Sau khi đã tìm hiểu những điều cơ bản về chữ ký email thì bây giờ mình sẽ hướng dẫn bạn tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp. Các bước tạo không quá phức tạp, các bạn hãy làm theo mình ở những bước sau:

Bước 1: Bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình, tại giao diện Gmail ở gốc bên phải phía trên màn hình bạn chọn vào biểu tượng tròn răng cưa -> Xem tất cả tùy chọn cài đặt.

Bước 2: Bảng tùy chọn cài đặt hiện ra, bạn di chuyển xuống phía dưới ở phần chữ ký, đây chính là nơi để bạn tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp, tiếp tục bạn nhấn vào tạo mới.

Bước 3: Bạn đặt tên cho chữ ký email và nhấn tạo.

Bước 4: Tại đây để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn hãy ghi những thông tin mình muốn nhưng thông tin đưa ra phải chuyên nghiệp và tùy ý căn chỉnh kiểu chữ, chữ in đậm hay in nghiêng, kích thước chữ hay thêm hình ảnh vào để tăng tính nổi bật. Cuối cùng là lưu lại chữ ký email. Như vậy, bạn đã hoàn thành tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cho mình, quá đơn giản đúng không nào.

2.2 Hướng dẫn cách tạo chữ ký Outlook chuyên nghiệp

Sau khi bạn đã biết tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp rồi thì ở phần tiếp theo mình sẽ hướng dẫn bạn thêm cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên OutLook.

Bước 1: Để tạo chữ ký email trên Outlook thì đầu tiên bạn vào Outlook chọn New Email

 Bước 2: Tại đây trên thanh menu bạn chọn Message -> Signature

Bước 3: Lúc này giao diện sẽ hiện lên bảng thông báo và bạn chọn New để tạo chữ ký mới.

Bước 4: Bây giờ hãy điền tên mà bạn muốn tạo chữ ký email mà bạn muốn tạo và nhấn OK.

Bước 5: Ở bước làm này, cách tạo chữ ký email ở Outlook cũng giống như tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp của bạn lúc nãy. Edit signature là nơi để bạn điền thông tin bạn muốn hiển thị vào.

Bước 6: Sau khi đã tạo xong chữ ký email, bạn muốn chèn chữ ký email của mình vào thư thì bạn chọn Signature và chọn chữ ký vừa tạo là xong.

3. NHỮNG YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI TẠO CHỮ KÝ EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Khi tạo chữ ký bạn đã nắm rõ hết chức năng của một chữ ký email chưa? Nếu chưa thì hãy xem tiếp phần bên dưới đây mình sẽ nói rõ hơn về điều này.

Chữ ký email nó như một danh thiếp được gửi kèm với nội dung email của bạn, ngoài việc giúp đối tác có được thông tin cá nhân hay doanh nghiệp bạn thì chữ ký email còn gián tiếp quảng bá thương hiệu cá nhân hay doanh nghiệp của bạn.

3.1 Đừng quên bổ sung thông tin liên hệ của công ty trong chữ ký email

Như đã hướng dẫn, đây là những chi tiết quan trọng nhất khi tạo chữ ký email, một số thông tin bắt buộc phải có bao gồm số điện thoại di động, số điện thoại bàn, địa chỉ thực của công ty và cuối cùng là địa chỉ web. Đừng quá nguyên tắc khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể, đừng cố dồn quá nhiều thông tin vào đó.

3.2 Liên kết với tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp

Ở đây, chúng ta cần lưu ý ba điều quan trọng:

• Đầu tiên, cần khẳng định rằng bạn không nên đặt link tài khoản cá nhân nếu đó dùng để làm việc cho doanh nghiệp bạn, bạn nên sử dụng liên kết dẫn đến tài khoản của công ty.

• Thứ hai, tính năng chèn link đơn giản của Gmail có thể làm chữ ký của bạn bị rối, cho nên nếu có thể, hãy sử dụng một ứng dụng bên thứ 3 như Wisestamp, như vậy những liên kết này sẽ được đưa vào nút chọn một cách gọn gàng, đảm bảo tính thẩm mỹ, đồng thời họ cũng có sẵn khá nhiều mẫu chữ ký email đẹp cho bạn lựa chọn. Nếu không, chúng ta chỉ nên đưa 1 hoặc 2 link vào khi tạo chữ ký của mình.

Chú ý những yếu tố quan trọng để tạo chữ ký email chuyên nghiệp

• Cuối cùng, dựa vào đặc điểm ngành nói chung và đặc điểm doanh nghiệp nói riêng, bạn nên cân nhắc nên đưa những kênh nào vào chữ kí trong rất nhiều lựa chọn có sẵn, ví dụ Facebook, Likedin, Youtube, Google +,…Chỉ một vài trong số đó, đừng quá tham lam.

3.3 Đảm bảo tất cả các nhân viên sử dụng cùng một mẫu chữ ký email

Đây là vấn đề quan trọng nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp có nhiều thành viên, cho dù có bao nhiêu nhân viên trong công ty đi nữa, chúng ta vẫn phải đảm bảo mọi người sẽ chèn cùng một mẫu chữ ký trong tất cả các mail. Bản sắc công ty phải nhất quán với những gì được thể hiện bên ngoài, rất nhiều doanh nghiệp sai sót ở khâu này, kể cả các acency quảng cáo thương hiệu chuyên nghiệp

Hiện nay trên thế giới ngày càng có nhiều công ty sử dụng các ứng dụng quản lí chữ ký email chuyên nghiệp để duy trì tính nhất quán trên toàn công ty.

4. BỐN CHI TIẾT NÊN LƯU Ý KHI TẠO CHỮ KÝ EMAIL ĐẸP VÀ CHUYÊN NGHIỆP

Để tạo chữ ký email chuyên nghiệp, thì bạn phải chú trọng đầu tư vào 4 chi tiết chính là hình ảnh, thiết kế, font chữ, màu sắc thật chỉnh chu và ấn tượng thì mới có thể tạo chữ ký email đẹp.

• Hình ảnh: Tạo chữ ký email thì không bắt buộc phải có hình ảnh, tuy nhiên để nói về mặt ấn tượng thì nên chèn thêm hình ảnh cá nhân hay logo doanh nghiệp bạn, như vậy sẽ dễ ghi điểm trong mắt khách hàng hoặc đối tác của bạn hơn, ngoài ra trông chữ ký email cũng trở nên chuyên nghiệp và gây được ấn tượng đối với người xem.

Lưu ý: Nên sử dụng ảnh gốc có độ sắc nét cao, không sử dụng ảnh quá to hay quá nhỏ, nếu bạn sử dụng ảnh có dung lượng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến tốc độ load email của bạn, dẫn đến việc để xem đc chữ ký email của bạn thì người xem phải mất nhiều thời gian chờ đợi chữ ký của bạn xuất hiện.

Tạo chữ ký email đẹp và chuyên nghiệp là cần thiết

• Thiết kế: Yếu tố thiết kế rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp. Vì vậy khi tạo bạn nên lưu ý nhiều đến phần thiết kế nhé, không nên thiết kế quá phức tạp, đơn giản và gọn gàng nhất có thể là đủ cho một chữ ký email bạn nhé, lưu ý tránh sử dụng thiết kế 3D.

• Font chữ: Tùy nhu cầu từng nghành nghề mà sử dụng các font chữ cho phù hợp để tạo chữ ký email, lưu ý font chữ phải rõ ràng và dễ đọc, tránh dùng những font quá phức tạp gây rối mắt người xem.

• Màu sắc: Một chữ ký chỉ nên dùng tối đa 3 màu, đừng nên quá lạm dụng màu sắc rất dễ gây phản cảm người xem.

5. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TẠO CHỮ KÝ EMAIL

Ngoài tạo chữ ký bằng những dịch vụ Gmail, Outlook ra thì còn rất nhiều phần mềm/website khác hỗ trợ giúp bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Cách sử dụng các công cụ này tương đối đơn giản lại mang đến thiết kế đẹp mắt hơn cho chữ ký của bạn. Tuy nhiên, ở phiên bản miễn phí thì sẽ bị giới hạn một số chức năng, nếu bạn muốn sử dụng nhiều chức năng hơn thì bạn phải trả phí.

Dưới đây là một số trang hỗ trợ bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp:

• Emailsignaturerescue.com: Emailsignaturerescue sở hữu hơn 200 templates khác nhau, cho phép bạn tùy chỉnh từng phần trong chữ ký email. Cách tạo chữ ký email bằng Emailsignaturerescue cũng khá là đơn giản và dễ sử dụng, bất cứ ai cũng có thể tạo được cho mình chữ ký email chuyên nghiệp.

• Mail-signatures.com: Mail Signatures cũng không thu kém, đây là một phần mềm sở hữu rất nhiều mẫu template đa dạng và chuyên nghiệp. Tùy từng nhu cầu mà chọn lựa một mẫu template phù hợp để tạo chữ ký email chuyên nghiệp cho mình nhé.

• Canvato.net: Nhắc đến cái tên Canvato chắc hẳn rất nhiều người biết đến nó đúng không. Hiện nay, có hơn 43.000 doanh nghiệp đã tin tưởng và sử dụng Canvato để phát triển chữ ký cho thương hiệu của mình. Đây là một trong những nơi tạo chữ ký email rất chuyên nghiệp, với giao diện đơn giản dễ dàng sử dụng để tạo chữ ký email.

Công cụ Canvato giúp các doanh nghiệp tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Các gói tính năng tạo chữ ký email trên Canvato

Canvato cung cấp cho người dùng 2 gói tính năng tạo chữ ký email. Tùy nhu cầu mỗi người mà chọn cho mình các gói tính năng cho phù hợp.

• Gói cá nhân (Personal) – Gói miễn phí: Đây là gói được nhiều người sử dụng nhất, ở gói này bạn chỉ cần đăng ký tài khoản trên trang Canvato, sau đó chọn mua gói cước này yên tâm sẽ không mất chi phí nào nhé.

• Gói doanh nghiệp (Business) – Gói tính phí: Ở gói cước này người dùng sẽ phải trả phí để có thể sử dụng được nhiều tính năng hơn của Canvato.

Bảng giá các gói tính năng tạo chữ ký email của Canvato

6. MỘT SỐ MẪU TẠO CHỮ KÝ EMAIL ĐẸP

Dưới đây là một số mẫu chữ ký email đẹp và chuyên nghiệp dành cho những ai chưa hình dung được chữ ký email là như thế nào thì hãy tham khảo các mẫu ở dưới đây nhé.

• Mẫu chữ ký email 1

Mẫu chữ ký email sử dụng cách bố cục và font chữ nhìn chung khá là đơn giản, họ khéo léo dùng màu sắc nổi bật với tông màu nóng để gây ấn tượng cho người xem. Bạn thấy đấy, không cần quá phô trương, chỉ cần đơn giản như vậy thôi cũng đã thể hiện tính chuyên nghiệp trong cách tạo chữ ký email của mình rồi.

 

• Mẫu chữ ký email 2

Ở mẫu chữ ký Sales & marketing director sử dụng tông màu chủ đạo là xanh dương thể hiện sự hăng hái, mạnh mẽ và nỗ lực không ngừng, chữ ký email của john Doe đã chèn thêm hình ảnh để làm tăng mức độ hấp dẫn của chữ ký email.

• Mẫu chữ ký email 3

Mẫu chữ ký email này phong cách cũng tương tự ở mẫu chữ ký email trên, vài dòng miêu tả ngắn gọn và đi kèm một tấm ảnh, nhìn trông khá đơn giản mà lại không thiếu đi tính chuyên nghiệp của chữ ký email.  

• Mẫu chữ ký email 4

Mẫu tạo chữ ký email cuối cùng này lấy logo để tạo ấn tượng mạnh đến người xem, vài thông tin cơ bản và vài dòng miêu tả ngắn gọn là đủ cho một chữ ký email chuyên nghiệp.

Trên đây là một số chia sẻ về chữ ký email và cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp như thế nào, hi vọng sau bài viết này các bạn có thể tự tạo chữ ký email chuyên nghiệp cho bản thân. Chúc các bạn thành công!