Hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cực nhanh

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cực nhanh. Hãy cùng Abby card tìm hiểu ngay nhé!

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo Hoá đơn điện tử

Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử,cách thức tuyền( trực tiếp hoặc qua hệ thống trung gian); đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hóa đơn điện tử.

Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện (giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc ngân hàng). Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền đáp ứng yêu cầu, có đội ngũ thực thi đủ trình độ, có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Có phần mềm kết nối phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán; có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu về chất lượng.

3. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi tới các cơ quan thuế. Nếu chưa làm mà tự ý phát hành hóa đơn thì được coi là sử dụng hóa đơn bất hợp phát. Với trường hợp này mức phạt áp dụng sẽ từ 20 – 50 triệu theo Thông tư 10/2014/TT-BTC

 3.1 Hồ sơ thủ tục cần làm

Thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015.

Mẫu TB01/AC Thông báo phát hành hoá đơn mới nhất

Hoá đơn mẫu (do nhà in cung cấp)

Lưu ý: Trước đây theo Thông tư 39/2014/TT-BTC: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp.

Nhưng kể từ ngày 1/1/2015 theo Công văn 767/TCT-CS giới thiệu những nội dung mới của 26/2015/TT-BTC quy định:

Bỏ quy định cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp.

Như vậy: Đã không còn giới hạn số lượng hoá đơn được phát hành nữa.

 3.2 Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn  bao gồm

Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…),

Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in).

Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Hóa đơn mẫu: Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.

3.3 Thời hạn nộp thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Nộp trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hoá đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Lưu ý: Từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần mẫu thông báo phát hành hóa đơn.

4. Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Để thông báo phát hành hóa đơn qua mạng, bạn cần chuẩn bị chữ ký số token, “Thông báo phát hành hóa đơn” file XML, “Hóa đơn mẫu” và “Quyết định được sử dụng hóa đơn” file scan kèm theo file word.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, bạn tiến hành 6 bước như sau:

Bước 1: Bạn vào trang nhantokhai.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn “Tài khoản” -> Nhập “Tên đăng nhập” và “mật khẩu” vào để đăng nhập

tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Vào trang web Thuế Việt Nam để thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Bước 3: Chọn đăng ký thêm tờ khai. Tick chọn “Thông báo hóa đơn” -> Tiếp tục.

Bước 4: Đây là bước nộp “Thông báo phát hành hóa đơn”.

Chọn “Nộp tờ khai” -> Chọn tệp tờ khai (file XML) -> Ký điện tử -> Đến “Nộp tờ khai” -> đã hoàn thành.

Bước 5: 2 ngày sau các bạn có thể tra cứu nộp hóa đơn của DN tại http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

 Bước 6: Nộp hóa đơn mẫu.

Vào lại phần “Tra cứu” -> Tại tờ khai chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> Tra cứu -> Trong danh sách chọn “Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp” -> Chọn file word đã chuẩn bị.

5. Quy định khi thông báo phát hành hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn, cũng như thông báo phát hành hóa đơn, thì doanh nghiệp cần lưu ý:

– Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, “thông báo phát hành hóa đơn” và “hóa đơn mẫu” phải được niêm yết tại doanh nghiệp.

– Hóa đơn chỉ được sử dụng sau khi được cơ quan thuế chấp nhận.

– Từ lần 2 phát hành hóa đơn trở đi, nếu DN không có thay đổi nội dung trên hóa đơn thì không cần gửi hóa đơn mẫu.

– Trường hợp DN có đơn vị trực thuộc kê khai thuế GTGT riêng nhưng lại sử dụng chung mẫu hóa đơn: bạn cần tiến hành thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị. Ngược lại nếu đơn vị trực thuộc khai thuế GTGT chung với trụ sở chính thì không cần phải thông báo phát hành hóa đơn.

Vậy để sử dụng hóa đơn tự in hợp pháp, doanh nghiệp cần tiến hành thông báo phát hành hóa đơn qua mạng. Để đảm bảo thông tin chính xác và được cơ quan thuế chấp nhận thì bạn hãy tra cứu thông báo phát hành hóa đơn. Tại đây bạn sẽ kiểm tra được chính xác loại, ngày phát hành, số hóa đơn, … doanh nghiệp đã đăng ký.

6. Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Các bước thực hiện tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Bước 1: Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn

Bước 2: Tại Mục “Thông tin thông báo phát hành” chọn “Tổ chức, cá nhân”

tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Vào website tra cứu thông tin hóa đơn

Bước 3: Màn hình tra cứu xuất hiện gồm ba phần. Bạn nhập đầy đủ thông tin chi tiết:

tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Nhập đầy đủ thông tin để tra cứu

  • Tham số tra cứu: bạn nhập các điều kiện bắt buộc (có đánh dấu *)

– Mã số Thuế: là mã số Thuế tổ chức, cá nhân phát hành hóa đơn cần tra cứu (hóa đơn tự in, đặt in)

– Ngày phát hành từ….đến…là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế để cấp, bán. Việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm)

– Ấn nút Tìm kiếm để ứng dụng tìm kiếm các hóa đơn thỏa mãn tất cả các tham số tra cứu mà bạn đã nhập

  • Kết quả tra cứu: sẽ hiển thị các thông tin của các thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ. Gồm các thông tin:

– Mã số Thuế/Tên đơn vị phát hành

– Trạng thái hoạt động: Là trạng thái hoạt động/tạm ngưng hoạt động của Người Nộp Thuế

– Địa chỉ trụ sở chính

– Cơ quan Thuế quản lý: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

  • Danh sách thông báo phát hành:

– Ngày phát hành: click vào “Ngày phát hành” cho phép kết nối xem thông tin chi tiết Thông báo phát hành hóa đơn.

– Cơ quan Thuế nhận thông báo phát hành: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

– Ghi chú: Hiển thị ghi chú khi thông tin thông báo phát hành có điều chỉnh

Bước 4: Chi tiết khi bạn click vào “Ngày phát hành” Gồm Thông tin đơn vị phát hành và Chi tiết kết quả tra cứu.

tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn

Lưu ý khi tra cứu thông báo phát hành hóa đơn

Mục “Ghi chú”: Hiển thị ghi chú trong trường hợp tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm sang Cơ quan Thuế khác mang theo hóa đơn.

Ví dụ: Một tổ chức phát hành 1000 hóa đơn từ số 1 đến số 1000 tại TP Hà Nội, đã sử dụng từ số 1 đến số 699. Chuyển địa điểm sang TP Hồ Chí Minh mang theo hoá đơn từ số 700 đến số 1000. Hệ thống sẽ hiển thị 2 thông báo phát hành như sau:

– Với Thông báo phát hành ở TP Hà Nội: Có thêm dòng ghi chú:  “Từ số 700 đến số 1000 chuyển đến phát hành tại Cục Thuế TP Hồ Chí Minh”

– Với Thông báo phát hành ở TP Hồ Chí Minh: Không có dòng ghi chú.

Quản lý hóa đơn cũng là một công việc quan trọng của doanh nghiệp bởi không chỉ phải đảm bảo tính chính xác khi khai báo mà còn minh bạch hóa chi phí cho hoạt động kinh doanh.

Để việc quản lý trở nên dễ dàng, doanh nghiệp nên sử dụng đến công cụ hỗ trợ, hiện nay phổ biến nhất là phần mềm quản lý bán hàng được áp dụng bởi đa số các doanh nghiệp thương mại.

Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp khi tích hợp được nhiều tính năng như nhập liệu dễ dàng, quản lý kho hàng, xử lý đơn hàng nhanh chóng, hỗ trợ nghiệp vụ kế toán, đảm bảo chính xác hóa đơn đầu vào đầu ra.

Trên đây Abby card đã hướng dẫn bạn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn. Hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *