Tự quản lý nhân viên vận chuyển hiệu quả nhất

Để quản lý tốt cửa hàng, ngoài việc biết cách quản lý số lượng hàng hóa xuất, nhập, bán ra, chủ kinh doanh còn cần quản lý được tốt đôi ngũ nhân viên vận chuyển của mình. Đây là công việc rất quan trọng đối với mỗi cửa hàng. Chính vì vậy, bài viết này Abbycard.com sẽ chia sẻ tới các bạn cách Tự quản lý nhân viên vận chuyển hiệu quả nhất. Bắt đầu ngay nào!!!

Quản lý nhân viên giao hàng là công việc cần thiết đối với shop online

1. Nhân viên vận chuyển là gì? Vị trí của nhân viên vận chuyển trong kinh doanh

Nhân viên vận chuyển hay còn gọi là nhân viên giao hàng (Shipper). Hiểu một cách đơn giản thì họ là những người thực hiện công việc vận chuyển hàng hóa, có trách nhiệm giao nhận hàng hóa đúng hẹn và đảm bảo an toàn cho tất cả hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng dịch vụ. Thay vì bạn phải đến tận nơi mua hàng, giờ đây bạn chỉ cần đặt hàng qua mạng, và nhân viên giao hàng sẽ là người mang chúng đến địa chỉ mà bạn yêu cầu.

Đây tưởng chừng như là một công việc đơn giản, nhưng để hoàn thành tốt nhiệm vụ những người nhân viên giao hàng cũng gặp phải không ít khó khăn. Để giao hàng đúng hẹn, đảm bảo chất lượng hàng hóa việc đào tạo nhân viên giao hàng chuyên nghiệp là hết sức cần thiết. Nhân viên giao hàng giữ một vị trí không thể thiểu trong chuỗi dịch vụ kinh doanh, nhất là hình thức kinh doanh thông qua thương mại điện tử.

2. Phân loại các hình thức của nhận viên vận chuyển

Tùy thuộc vào đặc trưng công việc, địa điểm, thời gian của các shipper, chúng ta có thể phân loại shipper gồm các nhóm sau đây:

2.1. Nhóm shipper tự do:

Hầu hết, trong nhóm shipper tự do này phần lớn là sinh viên tận dụng thời gian rảnh để đi ship hàng kiếm thêm thu nhập. Họ không có giờ giấc cố định và không thuộc sự quản lý của bất kỳ công ty hay tổ chức nào. Những shipper này hoạt động khi khách hàng có yêu cầu cần ship hàng, tiền công sẽ được trả sau khi kết thúc quá trình giao hàng và sẽ không có chế độ bảo hiểm, các chính chính lao động khác.

2.2. Shipper bán tự do:

Những shipper bán tự do không thuộc công ty nào nhưng họ coi giao hàng như công việc chính của mình và thường hoạt động chuyên nghiệp hơn, giờ giấc có tính chất ổn định hơn.

2.3. Shipper chuyên nghiệp:

Đây là những shipper đảm nhận trọng trách giao hàng cho công ty, doanh nghiệp. Công việc của họ tuân theo sự sắp xếp của nhân viên điều phối hàng, nếu như công ty đó áp dụng phần mềm quản lý shipper Movecrop thì shipper sẽ được yêu cầu chỉ dẫn đường giao hàng qua Smartphone.

3. Quy trình làm việc của một nhân viên giao hàng

– Nhận hàng từ nơi giao hàng như các xưởng sản xuất, kho hàng các công ty vận chuyển hay các shop bán hàng.

– Kiểm tra hàng hóa, hóa đơn, thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng.

– Chuyển hàng hóa được giao đến khách hàng.

– Xác lập hóa đơn vận chuyển.

– Nhận tiền thanh toán và chuyển lại cho nơi giao hàng.

Các shipper cần đảm bảo quy trình giao hàng thuận lợi và thành công

4. Các vấn đề mà người kinh doanh gặp phải khi quản lý nhân viên vận chuyển (giao hàng)

Nhiều cửa hàng gặp không ít khó khăn trong thao tác quản lý nhân viên giao hàng bởi thời gian làm việc không cố định cũng như vị trí làm việc không ở tại cửa hàng. Sau đây là một số khó khăn của cửa hàng trong việc quản lý nhân viên giao hàng.

4.1. Khó kiểm soát trạng thái giao hàng

– Không kiểm soát đơn hàng

Không chỉ thực hiện công việc bán hàng đơn thuần, những người nhân viên bán hàng còn phải thực hiện hàng loạt chỉ tiêu như: chỉ tiêu về doanh số, số lượng đơn hàng, tỉ lệ phủ hàng, chỉ tiêu trưng bày… Nếu không hoàn thành yêu cầu đề ra là sẽ phải chịu hàng loạt trách nhiệm trước cửa hàng, công ty.

Vì vậy, nhiều nhân viên tìm cách bắt tay với các nhân viên giao hàng, xé nhỏ đơn hàng lớn thành nhiều các đơn hàng nhỏ hơn, hòng làm tăng số lượng hóa đơn. Hoặc cũng có trường hợp gộp 3, 4 đơn hàng lại thành 1 để đạt suất khuyến mãi hay đạt thưởng trưng bày. Chính sự lươn lẹo này đã khiến cho chủ shop khó mà kiểm soát được số lượng chính xác khi mà không thể biết được nhân viên giao hàng đã mang sản phẩm của mình đi đâu, cho ai.

– Khó kiểm soát báo cáo giao hàng

Khi nhân viên bán hàng báo cáo với chủ cửa hàng, và chủ cửa hàng xem lại báo cáo bán hàng hằng ngày, rất khó để chủ cửa hàng có thể theo dõi và nắm bắt thông tin một cách chính xác. Nó sẽ đưa đến ảnh hưởng xấu đến công tác quản lý và đưa ra quyết định của chủ cửa hàng.

4.2. Sai sót trong hoạt động của nhân viên giao hàng

Do đặc thù của nhân viên giao hàng là làm việc chủ yếu ở bên ngoàI, không ở tại cửa hàng. Cuối ngày, nhân viên sẽ báo cáo công việc cũng như nộp tiền lại cho kế toán. Do đó quá trình làm việc của họ rất khó để quản lý vì chủ cửa hàng sẽ không thể theo dõi địa điểm cũng như công việc của nhân viên giao hàng. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề, ảnh hưởng đến hoạt động chung của cửa hàng.

• Nhân viên báo cáo sai
• Thu thêm tiền của khách
• Nhân viên giao hàng chậm do chờ đơn, ghép đơn

5. Cách quản lý nhân viên giao hàng để đạt hiệu quả tốt nhất

5.1. Quản lý đội ngũ nhân viên vận chuyển (giao hàng) thuê ngoài

Với đội ngũ shipper thuê ngoài bạn có thể áp dụng một số cách sau:

Ứng tiền nhận hàng

Phải áp dụng giải pháp này bởi lẽ đã có rất nhiều trường hợp nhân viên giao hàng đã đánh cắp hàng hoặc tráo hàng làm ảnh hưởng đến uy tín của người làm kinh doanh.

Đối với các đơn hàng vận chuyển nội thành, cửa hàng nên yêu cầu shipper phải đặt cọc tiền khi nhận hàng. Phương pháp này sẽ đảm bảo công việc được diễn ra hiệu quả hơn nhờ việc nâng cao trách nhiệm của nhân viên cũng như hạn chế tối đa tình trạng shipper không trả tiền cho cửa hàng. Nên áp dụng hình thức ứng tiền nhận hàng trong khâu làm việc với shipper.

Thường xuyên kiểm tra công việc giao hàng

Với nhân viên giao hàng thuê ngoài, bạn cần thường xuyên kiểm tra công việc để đảm bảo tiến độ và sự chính xác trong khâu giao hàng. Để theo dõi và quản lý công việc dễ dàng hơn, ứng dụng công nghệ là một cách hiệu quả nhất. Phần mềm không chỉ cập nhật đầy đủ thông tin đơn hàng mà bạn còn có thể theo dõi vị trí cũng như lộ trình di chuyển của shipper.

Lập bảng, sổ theo dõi giao hàng, thu chi

Một cách quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả khác chính là theo dõi thông tin đơn hàng và thu chi qua bảng. Bạn cần lập bảng và tổng hợp các thông tin về mã vận đơn, tiền hàng, tiền thu hộ cùng phí trẻ shipper. Những dữ liệu này sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát hoạt động giao hàng một cách tốt nhất.

Cần quản lý nhân viên gioa hàng chặt chẽ và sát sao

5.2. Cách quản lý nhân viên giao hàng thuộc công ty

Xây dựng quy trình báo cáo giao hàng

Chủ cửa hàng thường sẽ quản lý nhân viên giao hàng thông qua báo cáo hoạt động và tiến độ công việc của họ. Chính vì vậy, xây dựng quy trình báo cáo giao hàng sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin về hoạt động giao hàng của cửa hàng. Quy trình báo cáo giao hàng khoa học cũng là phương pháp hạn chế sai sót của nhân viên, đưa đến tính chính xác cao trong công việc.

Định mức (KPI) cho nhân viên giao hàng

Để bước đầu quản lý nhân viên giao hàng tại cửa hàng hiệu quả, chủ cửa hàng cần đặt ra KPI cụ thể cho nhân viên. KPI không chỉ giúp nhân viên xác định rõ công việc của mình và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả nhân viên chính xác, khách quan. Nhờ đó hoạt động giao hàng sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

5.3. Quản lý nhân viên vận chuyển (giao hàng) bằng phần mềm quản lý

​Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng

Phần mềm giao hàng cho phép chủ cửa hàng xem chi tiết đơn hàng cùng trạng thái của từng đơn hàng như số lượng, giá tiền, tình trạng hàng hóa. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian bởi có thể cập nhật trạng thái đơn hàng mà không cần liên hệ với đối tác vận chuyển.

Tự động thống kê phí giao hàng, phí COD

Hệ thống sẽ giúp tính toán chính xác số tiền nhân viên cần thu hộ hay tổng phí giao hàng trả cho đối tác vận chuyển. Điều này giúp việc thu tiền trở nên đơn giản, dễ dàng hơn cũng như hạn chế tình trạng thất thoát tiền có thể xảy ra.

Kết nối tự động với các đối tác vận chuyển

Phần mềm cho phép cửa hàng kết nối với các đơn vị giao hàng bên ngoài. Khi đơn hàng được xử lý và xác định đơn vị vận chuyển, thông tin đơn hàng sẽ nhanh chóng được chuyển đến đơn vị này, tạo ra quy trình giao hàng cực kỳ khoa học.​

Phần mềm quản lý sẽ giúp bạn quản lý thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức cho nhân viên cửa hàng.

Quản lý nhân viên vận chuyển (giao hàng) là một công việc khá khó khăn và phức tạp cho các chủ doanh nghiệp vì tính chất đặc thù của hoạt động giao hàng. Mong rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn quản lý  nhân viên giao hàng tốt hơn và đưa đến hiệu quả cao trong kinh doanh.

6. Bí quyết giúp việc giao hàng trở nên hiệu quả và thành công

6.1. Đa dạng các hình thức giao hàng

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các đơn vị vận chuyển mới ra nhập với những hình thức giao hàng mang tính độc đáo riêng như Giao hàng tiết kiệm, Giao hàng nhanh hay một hình thức giao hàng khác như sàn thương mại điện tử Tiki là gioa hàng trong vòng 2h,…Việc có nhiều hình thức gioa hàng độc đáo này có hiệu quả rất lớn trong việc thu hút khách hàng.

Khi mua hàng online, khách hàng quan tâm nhất là dịch vụ và phí giao hàng của shop kinh doanh. Vì vậy, đa dạng các hình thức ship hàng giúp bạn tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng cũng như việc chăm sóc dịch vụ khách hàng trở nên tốt hơn.

6.2. Báo giá vận chuyển công khai rõ ràng

Khi kinh doanh online, yếu tố uy tín và chất lượng cùng niềm tin của khách hàng cần phải được đặt lên hàng đầu. Vì thế mọi sản phẩm hàng hóa và dịch vụ của shop kinh doanh online cũng cần chân thực, rõ ràng và minh bạch. Và phí ship hàng cũng vậy.

Như đã nói, khách hàng khi mua hàng online rất quan tâm đến phí vận chuyển. Việc công khai phí ship hàng giúp shop online tạo được niềm tin khách hàng cũng như khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn các hình thức gioa hàng phù hợp, cân nhắc đến sản phẩm mình đang chon mua để đảm bảo giá trị đơn hàng

6.3. Thường xuyên áp dụng khuyến mãi miễn phí giao hàng đi kèm với đơn hàng

Nếu muốn tri ân khách hàng hoặc thu hút khách hàng đến gian hàng online của mình thì việc áp dụng khuyến mãi miễn phí giao hàng là một quyết định vô cùng đáng cân nhắc.

Trước khi quyết định áp dụng chương trình này, các shop phải đảm bảo rằng không ảnh hưởng đến các chi phí và doanh thu khác và có nguồn vốn lớn, cố định.

Chúc các bạn thành công!