10 Bước Để Tạo Quy Trình Bán Hàng Hiệu Quả

1. Xác định khách hàng lí tưởng của bạn

Việc đầu tiên và trước nhất để xây dựng một quy trình bán hàng hiệu quả, bạn phải biết mình đang bán hàng cho những ai. Profile khách hàng theo tiêu chuẩn B2B cần mô tả chi tiết về đặc điểm nhân khẩu học, hành vi của khách hàng tiềm năng, hãy lấp đầy nội dung này bằng những thông tin càng chi tiết càng tốt, profile này sau đó sẽ được sử dụng để giúp công ty tìm thêm những khách hàng tương tự phù hợp với mô tả

Nếu công ty đã hoạt động được một thời gian và có khách hàng thân thiết, hãy bắt đầu bước này bằng cách nhìn lại những khách hàng quen thuộc, hoặc chi tiêu nhiều nhất cho dịch vụ/ sản phẩm của công ty. Nếu là một Start Up, không còn cách nào khác, bạn phải đưa ra những dự đoán chủ quan dựa vào kinh nghiệm, nhận thức bản thân, sau đó điều chỉnh profile khách hàng lí tưởng này theo thời gian, sau khi công ty bắt đầu có doanh số và nhiều khách hàng hơn

Thông thường, một profile khách hàng lí tưởng trong quy trình bán hàng B2B sẽ bao gồm hai yếu tố chính: Thứ nhất là thông tin về bản thân khách hàng, thứ hai là profile công ty mà họ đang làm việc, thông thường chúng ta thường chỉ quan tâm vế thứ nhất mà bỏ quên, không quan tâm hoặc chỉ đơn giản không biết sự tồn tại của vế thứ hai

Profile cá nhân khách hàng sẽ bao gồm:

+ Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, chức danh, trách nhiệm công việc chính của họ

+ Đặc điểm nhân khẩu học càng chi tiết càng tốt, ví dụ: Nữ, từ 35-45 tuổi, thu nhập khoảng 10 triệu VNĐ và làm việc tại các văn phòng/ nhà máy/ ở TPHCM

+ Các công cụ/ phần mềm chính được sử dụng để hỗ trợ công việc

+ Các ấn phẩm mà họ thường đọc và cách họ thực hiện nghiên cứu, tìm phương án giải quyết khi gặp vấn đề (ví dụ phần lớn chúng ta thường Search Google mỗi khi gặp một chủ đề, khái niệm mới, nhưng đó chỉ là thói quen của thế hệ trẻ, những người lớn tuổi hơn thường có xu hướng dựa vào tài liệu giấy)

+ Đối tượng có xu hướng đăng kí thành viên/ tham dự những cộng đồng trực tuyến/ triển lãm thương mại hoặc hội nghị nào

+ Kênh giao tiếp chủ yếu, ví dụ: Điện thoại, facebook, email hay Zalo…

+ Trình độ học vấn và các công việc trước đó.

Profile công ty của khách hàng bao gồm:

+ Quy mô công ty theo doanh thu hàng năm và số lượng nhân viên

+ Ngành công nghiệp mà công ty của họ đang hoạt động có nhu cầu về sản phẩm/ dịch vụ của công ty không.

+ Những thông tin cơ bản về đặc điểm địa lí, văn hóa của công ty.

2. Xây dựng kế hoạch bán hàng

Cần phân biệt rõ ràng, kế hoạch bán hàng là một phần trong quy trình bán hàng, hai khái niệm này không tương đồng với nhau. Sau khi đã hoàn thành hồ sơ khách hàng, bước tiếp theo là suy nghĩ về những cách cụ thể làm họ chấp nhận sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Bạn nên tạo một kế hoạch bán hàng độc lập, vì doanh thu là mạch máu của doanh nghiệp, lời khuyên là mọi thứ nên được xây dựng theo nguyên tắc SMART để đảm bảo chiến lược được vạch ra một cách rõ ràng, đo lường khách quan, chính xác trong suốt quá trình thực hiện mục tiêu sau này

Vậy nguyên tắc SMART đại diện cho những gì?

SPECIFIC          : Cụ thể, dễ hiểu

MEASURABLE: Đo lường được

ATTAINABLE  : Có thể đạt được

RELEVANT    : Thực tế

TIME-BOUND: Thời gian hoàn thành

Trong một doanh nghiệp nhỏ, mục đích chính của bản kế hoạch bán hàng là:

+ Học hỏi từ kết quả trong quá khứ: Một trong những cách dễ dàng nhất để cải thiện kết quả hiện tại là học hỏi từ những sự kiện tương tự trong quá khứ

+ Phân bố rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của các thành viên: Đội ngũ bán hàng sẽ mang lại hiệu suất công việc cao nhất nếu những Seller có kinh nghiệm được trao trách nhiệm và quyền tự do đóng góp ý kiến, thực hiện công việc trong một khuôn khổ rõ ràng

+ Đo lường tiến độ một cách khách quan: Một kế hoạch bán hàng hiệu quả cho phép người quản lí hoặc chủ doanh nghiệp đo lường và quản lí bán hàng hiệu quả hơn nhiều, vì bạn có thể thấy tổng quát thấu suốt quá trình hoạt động của toàn bộ hệ thống và giải quyết ngay vấn đề phát sinh trước khi nó trở thành rắc rối lâu dài

Trong bài viết này tôi không hướng dẫn cách xây dựng kế hoạch bán hàng, nó quá dài dòng nếu trình bày tất cả cùng quy trình bán hàng, vì vậy chúng ta sẽ thảo luận chủ đề này trong một bài viết chuyên sâu hơn.

3. Thiết lập CRM bán hàng

CRM (Customer Relationship Management- quản lí quan hệ khách hàng) là thuật ngữ giúp doanh nghiệp quản lí các tương tác với khách hàng ở một thời điểm cụ thể, từ đó hình thành các mối quan hệ kinh doanh, đây là tiêu chí gắn kết, giúp kế hoạch bán hàng vừa được xây dựng có thể áp dụng vào thực tế cuộc sống trong thời gian thực, phát huy hiệu quả thực sự của toàn bộ quy trình bán hàng

Công ty thường xây dựng CRM bằng cách sử dụng những công cụ quản lí tự động, cho phép bạn mang kế hoạch bán hàng áp dụng vào cuộc sống trong thời gian thực, cho dù bạn chọn công cụ nào, thì điều cần chú ý nhất là:

+ Chi phí thấp, giá cả phải chăng cho doanh nghiệp nhỏ

+ Đơn giản, trực quan, bất kì ai trong đội ngũ Sale cũng phải biết cách sử dụng

+ Tự động hóa báo cáo bán hàng

+ Tích hợp với các công cụ bán hàng thiết yếu khác như tạo khách hàng tiềm năng và ghi âm cuộc gọi

Bạn có thể thử sử dụng Pipedrive, phần mềm này đáp ứng được tất cả các tiêu chí trên tốt hơn bất kì CRM nào khác mà tôi biết trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng, Pipedrive có giao diện cực kì trực quan ngay từ trang chủ, và bạn có thể truy cập mọi tính năng mình cần mà không cần tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm

Nhân viên bán hàng không thích tốn quá nhiều thời gian để học sử dụng các hệ thống phức tạp, đơn giản vì họ không phải là nhân viên IT, họ sống dựa vào doanh số, và các phần mềm thì không phải thứ mang về doanh số, chúng chỉ là một phần trong quy trình bán hàng. Để dung hòa lợi ích của doanh nghiệp và yêu cầu của nhân viên, Pipedrive là sự lựa chọn đáng cân nhắc.

4. Thiết lập báo cáo CRM bán hàng của doanh nghiệp

Số liệu bán hàng là cách đo lường những gì đang diễn ra trong phễu bán hàng của công ty và giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất bán hàng, nếu có thể đo lường chính xác hiệu quả ở từng giai đoạn của quy trình bán hàng, đồng nghĩa với việc quản lí đội ngũ Sale tốt hơn và mở rộng biên độ lợi nhuận một cách hợp lí

Có 3 chỉ số chính mà bạn cần khắc sâu trong đầu:

+ Kích thước cơ hội so với kích thước giao dịch thành công:

 Nếu bạn phát hiện kích thước đầu vào (cơ hội) lớn hơn nhiều so với kích thước đầu ra (số lượng giao dịch thành công), chắc chắn chúng ta cần cân nhắc lại quy trình bán hàng hiện tại. Tin mừng là công cụ Pipedrive cho phép dễ dàng xác định thông số này chỉ bằng vài thao tác đơn giản

+ Độ tuổi của cơ hội so với chu kì chốt deal bình quân:

 Độ tuổi cơ hội là một chỉ số dự báo mạnh mẽ về khả năng chuyển đổi của một giao dịch, những cơ hội càng kéo dài trong phễu bán hàng (độ tuổi lớn) quá lâu ở bất kì giai đoạn cụ thể nào của quy trình bán hàng, tỉ lệ chuyển đổi sẽ càng giảm so với cơ hội có độ tuổi nhỏ hơn. Dựa vào công cụ Pipedrive, bạn có thể nắm được số ngày mà một cơ hội đã tồn tại trong phễu bán hàng ở từng giai đoạn của quy trình, và những cơ hội bắt đầu “mục rữa” sẽ được gắn biểu tượng cờ đỏ.

+ Tỉ lệ chuyển đổi

Số lượng cơ hội mà đội ngũ Sale phải tạo ra để có được một hợp đồng mới là bao nhiêu? Đây là một chỉ số cực kì quan trọng trong mọi chiến dịch bán hàng hoặc marketing, và lại một lần nữa, Pipedrive có thể hỗ trợ tích cực cho việc đo lường chỉ số này, công cụ cho phép xem nhanh khả năng chuyển đổi của một giao dịch ở từng giai đoạn trong kênh bán hàng, tỉ lệ chuyển đổi tác động trực tiếp đến tỉ số lợi nhuận của công ty, việc nắm được giai đoạn nào trong phễu bán hàng cần tập trung để cải thiện tỉ lệ chuyển đổi, sẽ tác động tích cực đến doanh số doanh nghiệp.

5. Công cụ bán hàng thông minh

Sau khi hoàn thành bước 3 và 4, bạn đã nắm trong tay kế hoạch CRM bán hàng và những chỉ số đo lượng tại chỗ, đã đến lúc bắt tay vào bán hàng thực sự. Hãy nhìn lại một chút ở bước 1, bạn đã tạo xong profile khách hàng, giờ hãy khám phá những công cụ có thể sử dụng để tìm và nghiên cứu những đối tương đáp ứng tiêu chuẩn trong profile

Tốt nhất chúng ta nên bắt đầu bằng những thao tác đơn giản nhất: Xem hồ sơ LinkedIn và facebook, zalo của họ (nếu có), bạn cũng có thể truy cập các website như trangvangtructuyen, yellowpage… để lấy hồ sơ doanh nghiệp mà họ đang làm việc ở đó

Một số công cụ bán hàng thông minh cần xem xét

Một công cụ bán hàng hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ chuyển đổi của toàn bộ quy trình bán hàng, do đó bạn cần xem xét sử dụng những công cụ tân tiến nhất để nắm trong tay thêm một ưu thế cạnh tranh so với đối thủ. Hai gợi ý dành cho bạn:

+ Sales Navigator

Sales Navigator là công cụ lí tưởng cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ có được cái nhìn sâu sắc với hơn 30 thuộc tính trong profile khách hàng, đồng thời cũng có thể được sử dụng để xác định chính xác hơn hình mẫu khách hàng tiềm năng lí tưởng, đồng thời cho phép theo dõi hành vi của những đối tượng khách hàng tiềm năng

+ Lusha

Lusha cung cấp giải pháp bán hàng thông minh bằng cách cho phép xác định số điện thoại bàn, số điện thoại di động và địa chỉ email của khách hàng khi duyệt các trang LinkedIn và Facebook trong trình duyệt Chrome, bằng cách sử dụng Lusha, bạn có thể khám phá đến hơn 50 liên hệ mới mỗi tháng, đây cũng là một công cụ đáng cân nhắc khi lựa chọn công cụ bán hàng thông minh trong quy trình bán hàng.

6. Tích hợp các công cụ tạo khách hàng tiềm năng

Việc tích hợp các công cụ hỗ trợ khác vào hệ thống CRM bán hàng sẽ cho phép bạn:

+ Tiết kiệm đáng kể thời gian, không cần nhập dữ liệu mới bằng cách thủ công

+ Đảm bảo các thông tin liên hệ chính được sắp xếp rõ ràng và tự động cập nhật trong thời gian thực

+ Cập nhật, làm phong phú thêm dữ liệu khách hàng tiềm năng khác đã có trong hệ thống

+ Sử dụng “trình kích hoạt mua” để nhận thông báo về những sự kiện nhất định

Lời khuyên ở đây là bạn nên tích hợp cả hai công cụ tạo khách hàng tiềm năng được giới thiệu dưới đây, một tool cho phép tạo khách hàng tiềm năng mới trực tiếp vào CRM, công cụ còn lại dùng để xác định hoạt động của khách truy cập website:

+ Lead411 – Công cụ xác định khách hàng tiềm năng mới

Công cụ này cung cấp cho bạn những thông tin cập nhật về đối tượng đang được nhắm chọn, còn gọi là yếu tố kích hoạt mua hàng. Ví dụ: Bạn có thể nhận được thông báo về quá trình phát triển của các công ty mà khách hàng đang làm việc ở đó, khi họ thay đổi trụ sở mới, hoặc thay đổi số liên lạc chính. Lead411 cũng tích hợp được với Pipedrive hoặc các CRM khác, giúp dữ liệu được lưu trữ rõ ràng và hưởng lợi từ việc tận dụng các tính năng thế mạnh ở cả hai công cụ

+ Leadberry – Khám phá thông tin khách truy cập website 

Leadberry cho phép bạn biết được những người nào đang truy cập website của bạn, ngoài tên công ty đang làm việc, bạn có thể xem nhiều dữ liệu hữu ích khác bao gồm URL trang mạng xã hội, số điện thoại, địa chỉ email, những số liên lạc chính từ Linkedlin, facebook hoặc Twitter, bạn cũng có thể xem những page nào trên website khách hàng đã ghé vào, họ đã ở đó bao lâu

Hệ thống sẽ liên tục theo dõi website và gửi thông báo qua email trong thời gian thực ngay khi khách hàng tiềm năng truy cập website của bạn, Leadberry cũng tích hợp với Pipedrive để bạn lưu giữ thông tin liên hệ khách hàng.

 7. Lên kế hoạch cho Cold Calling và Cold Emailing

Cold Calling thường được biết đến với cái tên “cuộc gọi ngẫu nhiên”  vốn khá quen thuộc trong lĩnh vực Sale, với mục đích chính là để thu thập thông tin về tiềm năng của khách hàng tiềm năng, đồng thời cho họ biết về lợi ích, điểm nổi bật của sản phẩm nhằm tăng tỉ lệ chuyển đổi thực tế, Cold Emailing cũng được áp dụng theo cách tương tự, nhưng thông qua việc gửi mail là chính, đây là hai yếu tố cần kết hợp với các công cụ hỗ trợ đã được giới thiệu ở trên để tạo thành quy trình bán hàng hoàn chỉnh

+ Cold Calling

Tất cả nhân viên bán hàng đều nên áp dụng Cold Calling vào thời điểm thích hợp để phá vỡ lớp băng đang tồn tại, và họ cần học cách thực hiện điều đó theo cách tự nhiên nhất có thể, việc huấn luyện kĩ năng Cold Calling được xem là yêu cầu quan trọng hàng đầu trong quy trình bán hàng, nếu thiếu bước này, sẽ rất khó để thu lại được lợi nhuận ngay trước khi sử dụng hết ngân sách cho phép

Cold Calling mang lại hiệu quả cao nhất bởi vì mỗi cuộc gọi đều được đảm bảo tính cá nhân hóa, nhưng trên thực tế, nó chỉ thành công nếu bạn đã thu thập đủ thông tin cần thiết về khách hàng tiềm năng như hướng dẫn ở bước 5

+ Cold Emailing

Thông thường, Cold email thường được sử dụng như một điểm khởi đầu để phát triển tập khách hàng tiềm năng mới, sau đó kết hợp với cuộc gọi ngẫu nhiên cold calling để tăng hiệu quả bán hàng, nó chỉ mang lại hiệu quả nếu bạn dành nhiều thời gian cho việc đầu tư vào nội dung email. Thông thường, 1000 email gửi đi chỉ nhận được 1 hoặc 2 phản hồi thực sự có ý nghĩa, tuy nhiên, bằng cách đầu tư vào nội dung và cá nhân hóa email, tôi đã nhận được phản hồi tích cực sau khi gửi đi 5 email, cách tiếp cận này hiệu quả hơn hẳn so với việc tạo ra những nội dung spam chung chung.

8. Thiết kế tài liệu bán hàng

Tài liệu bán hàng bao gồm brochure, tờ rơi giới thiệu sản phẩm hoặc landing page để điều hướng khách hàng hàng tiềm năng, mục đích chính là giúp họ có thể tìm hiểu kĩ hơn về thông tin sản phẩm. Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang tận dụng tài liệu bán hàng để mở rộng kênh bán hàng của mình

Tuy nhiên, những công ty, startup nhỏ phần lớn chưa thể thành lập bộ phận thiết kế riêng hỗ trợ ở bước này, nếu bạn là một trong số đó, hãy tìm hiểu thêm cách sử dụng những công cụ thiết kế trực tuyến giúp xây dựng landing page, brochure mà không cần quá nhiều kĩ năng chuyên nghiệp như Canva hoặc Upwork, nếu có điều kiện hơn, các bạn nên cân nhắc việc thuê freelancer để nâng tầm sản phẩm.

9. Kết hợp chiến dịch quảng cáo

Giai đoạn quảng bá sản phẩm là bước quan trọng kế tiếp trong quy trình bán hàng của bạn, có rất nhiều kênh quảng cáo trong thời đại công nghệ hiện nay bao gồm các kênh trực tuyến như Google Adwords, Facebook Ads, Google Shopping…Và kênh offline như phát tờ rơi, tổ chức sự kiện…

Mỗi kênh quảng cáo sẽ thích hợp với vài nhóm đối tượng khách hàng, ví dụ quảng cáo Google Adwords thường được sử dụng nhiều hơn đối với những sản phẩm giá trị cao, trong khi Facebook Ads lại là đề xuất tuyệt vời dành cho sản phẩm thuộc lĩnh vực mỹ phẩm, hàng tiêu dùng….

Đôi khi sẽ mất nhiều thời gian để xác định kênh quảng bá thích hợp cho sản phẩm của mình, nhưng bạn hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian bằng cách sử dụng dịch vụ quảng cáo chuyên nghiệp, vừa được tư vấn hoàn toàn miễn phí, vừa có thể tối ưu PPC (Pay Per Click) và PPA (Pay Per Action), đây là chìa khóa để tiết kiệm ngân sách quảng cáo, đồng thời nâng cao hiệu quả bán hàng khi kết hợp với cold selling và cold emailing.

10. Theo dõi hệ thống và chốt đơn

Tập trung theo dõi và kiên trì ở mỗi giai đoạn của quy trình bán hàng là một trong những yếu tố thành công quan trọng nhất. Ví dụ: Sau khi nhận được thông tin khách hàng từ việc triển khai quảng cáo hiển thị, bạn phải tiếp tục cho đến khi nhận được phản hồi rõ ràng về việc mua sản phẩm

Theo quan điểm của tôi, nếu đã thực hiện một cách hoàn hảo từ bước 1 đến giờ, bạn không cần áp dụng một thủ thuật hay mánh lới phức tạp nào ở bước cuối cùng này, mọi thứ đã vào luồng hoạt động và khả năng chốt đơn hiện tại đã cao hơn nhiều so với trước đây. Như vậy, ở giai đoạn cuối cùng này, bạn cần theo dõi cho đến khi khách hàng tiềm năng chính thức thực hiện thanh toán đầu tiên của họ.

11. Kết luận

Đến đây, tôi đã hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình bán hàng với 10 bước cơ bản theo tiêu chuẩn dành cho doanh nghiệp B2B hiện nay, mọi công cụ hỗ trợ, hướng triển khai đã được giới thiệu khá chi tiết, những gì bạn cần làm là áp dụng một cách hợp lí vào doanh nghiệp của mình và thực hiện bước quan trọng nhất, theo dõi, điều chỉnh từng giai đoạn cho đến bước cuối cùng. Chúc bạn thành công!