Quản lý kho hàng trong Logistics tối ưu hóa lợi nhuận như thế nào?

Logistics là lĩnh vực ngày càng trở phổ biến và trở thành đề tài nóng hổi trên thị trường cũng như các phương tiện truyền thông. Quản lý kho hàng trong Logistics tối ưu hóa lợi nhuận như thế nào? luôn là vấn đề đầy nhức nhối mà bạn cần phải giải quyết được nếu muốn bước tiếp trong lĩnh vực đặc biệt này. Cùng tìm câu trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây.

Quản lý kho hàng

1. Quản lý kho là gì ?

Hàng tồn kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính nguyên vật liệu và sản phẩm được doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua về để bán, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, thành phẩm tồn kho, phế phẩm hay thành phẩm dở dang…

Quản lý kho có thể cho là một công việc rất khó khăn vì có rất nhiều số liệu và thứ cần phải xử lý hóa nhưng cũng là công việc có thể cho là dễ dàng nếu biết vận dụng các công cụ tiện tích hỗ trợ, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian lại tăng năng suất cho các công đoạn khác. Đây là công việc tiếp nhận thông tin xuất nhập hàng, tổ chức sắp xếp giao nhập hàng, xuất hàng; lên kế hoạch nhập hàng hợp lí; chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa và thống kê, xử lý các loại hàng (hàng lưu chuyển, hàng tồn kho ….) và thực hiện phân phối giao hàng tới các đối tượng khác.

Vậy làm thế nào để tối ưu việc quản lý kho?

2. Tại sao cần phải quản lý kho hàng?

Hàng tồn kho không phải lúc nào cũng mang tính xấu mà cũng còn rất nhiều mặt có lợi như giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả về kinh tế, cân bằng sản lượng cung và cầu. Doanh nghiệp luôn phải cân bằng hàng tồn kho ở mức vừa phải, bởi nếu hàng tồn kho với số lượng quá nhiều có thể phát sinh thêm chi phí quản lý khác hay lượng hàng tồn kho quá thấp cũng khiến cho doanh nghiệp mất đi lợi nhuận từ Sales do không có hàng để bán. Vì vậy, việc quản lý kho hàng là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quản lý kho cũng mang lại một số lợi ích sau:

• Tiết kiệm chi phí lưu kho, chi phí sản xuất
• Tránh được việc tồn đọng hàng/thiếu hàng
• Giảm thiểu việc hết hàng, hết nguyên vật liệu, thời gian máy ngừng chạy
• Tăng hiệu quả sử dụng, dự trữ vốn lưu động
• Đảm bảo chất lượng và số lượng phục vụ khách hàng

3. Quản lý kho hàng như thế nào?

3.1. Phân loại hàng hóa trong kho

Hàng hóa thường có nhiều loại, hàng hóa lưu thông, hàng hóa tồn kho hay hàng hóa dự trữ. Tùy vào chiến lược kinh doanh của từng cửa hàng, doanh nghiệp trong từng thời điểm khác nhau mà lượng hàng hóa được tung ra cũng rất đa dạng. Đặc biệt là các dịp lễ, tết, ngày black friday thì số lượng hàng hóa lưu thông ngoài thị trường càng lớn.

Đặc biệt, các vấn đề như hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn xảy ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Phân loại hàng hóa phù hợp sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan cũng như chiến lược phù hợp để xử lý mọi việc một cách thỏa đáng nhất.

3.2. Sắp xếp kho hàng 

Đối với cửa hàng, doanh nghiệp, có thể nói rằng, kho hàng chính là tài sản lớn nhất. Chính vì thế mà đừng tiếc công sức đầu tư một kho hàng chất lượng và khoa học và bảo đảm an toàn theo những tiêu chí: dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ phân biệt. Trước tiên cần có xe đẩy (đối với loại hàng nặng), phân khu hợp lý, hàng nặng để dưới, hàng nhẹ để trên,…

Cần lưu ý là nên để hàng hoá cao ráo, thoáng mát, tránh để gần cửa sổ phòng khi mưa hắt hoặc bị ánh sáng mặt trời làm bạc màu. Sắp xếp, quy hoạch kho lưu trữ để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng. Ngoài ra, hãy trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy nếu cần thiết và luôn tạo không gian thoáng mát để đảm bảo chất lượng hàng hoá tốt nhất.

Quản lý bán hàng như thế nào?

4. Một số phương pháp giúp quản lý kho hàng tối ưu nhất

4.1. Phương pháp FIFO hoặc LIFO

FIFO và LIFO là hai thuật ngữ phổ biến trong nghiệp vụ kế toán đặc biệt trong lĩnh vực quản lý kho hàng. FIFO – first in first out – hàng hóa nào nhập trước tiên thì ra trước, nhập sau bán ra thị trường sau. Thường áp dụng với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn hạn như thực phẩm, bánh kẹo, thời trang theo xu thế,…

FIFO đảm bảo những mặt hàng được lưu trữ trong kho lâu nhất sẽ được sử dụng hoặc bán trước khi chúng được coi là đã lỗi thời, từ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc tiêu hủy hoặc thanh lý hàng tồn kho cũ. LIFO – last in first out – hàng hóa được nhập kho gần nhất sẽ được xuất kho đầu tiên, dùng ưu tiên hơn hàng hóa cũ. LIFO cho phép bạn điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất của bạn. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.

4.2. Quản lý kho bằng thẻ kho hoặc sổ kho

Thẻ kho và sổ kho là một hình thức của quản lý kho hàng thông qua giấy tờ sổ sách để theo dõi số lượng của hàng hóa được xuất kho hay nhập kho. Trong thẻ kho và sổ khổ phải có đầy đủ thông tin về hàng hóa đó như ngày, giờ và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Và đồng thời người quản lý kho hàng cũng phải thường xuyên cập nhật số liệu vào thẻ kho/sổ kho vì hàng hóa biến động liên tục. Điều đó giúp cho quá trình thống kê, quản lý kho hàng hóa hiệu quả hơn, chủ doanh nghiệp sẽ theo sát được tình hình bán buôn – tồn kho để có những chiến lược kinh doanh phù hợp.

4.3. Lắp camera quản lý theo dõi

Đây là phương pháp hay nguyên tắc quản lý kho rất quan trọng đối với người quản lý. Bởi chủ doanh nghiệp không thể lúc nào cũng có mặt ở kho để kiểm soát số lượng hay chất lượng làm việc của các nhân viên mà phải thông qua sự báo cáo của các nhân viên cấp dưới nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết. Nhờ lắp đặt Camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,…. Bên cạnh đó, việc lắp Camera cũng làm tăng tinh thần tự giác, chủ động của các nhân viên, giúp có nhân viên có động lực làm việc đúng với trách nhiệm và nghĩa vụ của bản thân.

4.4. Sử dụng dịch vụ lưu trữ

Đây là phương pháp kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Đó chính là việc thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa dựa trên các tiêu chuẩn quản lý. Doanh nghiệp của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho …), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm và phân bổ nguồn lực.

4.5. Sắp xếp nhân sự chất lượng tốt, hợp lý

Để làm bất cứ điều gì thì nhân sự luôn là vấn đề then chốt của sự thành công của cả doanh nghiệp. Phân bổ nhân sự như thế nào mới hợp lý, phù hợp với năng lực, khả năng mà họ có. Nếu chất lượng nhân sự không tốt sẽ dẫn đến những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp. Một số vấn đề khi doanh nghiệp có chất lượng nhân sự không tốt là kiểm kê hàng hóa ở khâu xuất nhập khẩu không chính xác, không đầy đủ hay tổng hợp sai báo cáo hàng hay tệ hơn là không biết sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học khiến hàng hóa dễ mất mát, hỏng hóc.

Phần mềm quản lý kho

5. Kết hợp phần mềm quản lý kho

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu chất lượng cao cả về tri thức lẫn sự thay thế chân tay ngày càng lớn mà các phần mềm hỗ trợ quản lý kho đã được ra đời. Mặc dù vẫn còn nhiều chủ cửa hàng sử dụng sổ sách hay file excel để quản lý kho. Nhưng việc này thực sự quá mạo hiểm với túi tiền của bạn! Vì đó là một rủi ro lớn trong tính toán lẫn trong việc quản lý xuất nhập.

Có lẽ ý thức được điều này mà rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho để có thể tối ưu hóa các kinh doanh của mình! Nó giống như việc thả con sin sít bắt con cá rô vậy! Đặc biệt khi mã vạch sản phẩm đang ngày càng phổ biến cho tất cả các ngành hàng thì việc thu nhập dữ liệu hàng hóa xuất nhập kho trên hệ thống phần mềm lại càng trở nên tiện lợi và cần thiết hơn bao giờ hết trong sự phát triển của cửa hàng và doanh nghiệp hiện nay.

Trên đây là những chia sẻ tổng quan trong việc quản lý kho trong logistics sao cho hiệu quả. Hy vọng đây sẽ là những kiến thức có thể giúp ích cho bạn.
Chúc bạn thành công.