4 cách quản lý thu chi cho doanh nghiệp hiệu quả
Quản lý thu chi cho doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bài viết này mình sẽ chia sẻ tới các bạn 4 cách quản lý thu chi cho doanh nghiệp hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển toàn diện hơn.
Lập sơ đồ thu chi của doanh nghiệp
Để quản lý thu chi một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ một sơ đồ quản lý. Khi các khoản thu, chi và quỹ doanh nghiệp được ghi chép một cách rõ ràng và và có quy củ thì công việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Các khoản thu
Các khoản thu của doanh nghiệp sẽ đến từ các nguồn sau:
- Doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh: đây là khoản thu chính từ công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
- Doanh thu từ chuyển nhượng: đây là khoản thu có được từ việc chuyển nhượng vốn, bất động sản, dự án đầu tư, chứng khoán hay chuyển nhượng quyền sở hữu.
- Doanh thu cho thuê tài sản
- Doanh thu chuyển nhượng, thanh lý
- Các khoản thu đến từ những khoản nợ khó đòi đã đòi được hay khoản nợ phải trả không xác định được chủ nợ
Các khoản chi
- Chi phí vật liệu, công cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất và kinh doanh
- Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp, các khoản bảo hiểm và các khoản trích trên lương
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí thuê mặt bằng
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại,…)
- Chi phí bằng tiền khác (hội nghị khách hàng, tiếp khách)
Các loại quỹ doanh nghiệp
- Quỹ đầu tư và phát triển
- Quỹ khen thưởng
- Quỹ dự phòng tài chính
- Quỹ phúc lợi
- Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
Từ các khoản thu chi trên thì ta có thể thấy rằng việc quản lý thu chi trong doanh nghiệp có lớn hơn và phức tạp hơn so với việc quản lý thu chi của cửa hàng. Nhiều khoản thu chi hơn đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng và kinh nghiệm mới có thể theo dõi và kiểm soát một cách hiệu quả được.
Quản lý các dòng tiền
Mỗi năm doanh nghiệp sẽ có rất nhiều khoản thu chi, vì vậy cần kiểm soát chặt chẽ vấn đề thu chi, cắt giảm chi phí.
- Chia các dòng tiền cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau: tiền lương, tiền thu nợ, đồng thời đóng các tài khoản không còn hoạt động hoặc hợp nhất những tài khoản ít hoạt động. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những chi phí không cần thiết.
- Thương lượng với các ngân hàng về các điều kiện tốt nhất (ví dụ như lệ phí hay lãi suất của các tài khoản).
- Làm việc với các tài khoản ngân hàng một cách chặt chẽ, giám sát các giao dịch và số dư ngân hàng.
- Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.
- Tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng việc sử dụng điều kiện tín dụng và lập trình thanh toán đúng hạn. (ví dụ 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn).
- Tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm (ví dụ 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày).
Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong công ty
Ngoài việc quản lý các dòng tiền thì doanh nghiệp cũng cần chú ý tới việc kiểm soát tình hình sử dụng các tài sản trong công ty
- Tắt đèn hay các thiết bị, vật dụng tiêu tốn năng lượng khác khi không sử dụng. Có thể lựa chọn hệ thống tắt đèn tự động hoặc khuyến khích các nhân viên hạn chế tăng ca ngoài giờ làm việc để đảm bảo sức khỏe nhân viên, tăng năng suất lao động cũng như tiết kiệm chi phí phát sinh.
- Kiểm soát việc sử dụng các thiết bị văn phòng. Để ở nơi an toàn, có trật tự và giao trách nhiệm quản lý để tránh thất thoát tài sản.
- Duy trì nhiệt độ phòng thích hợp – không quá lạnh trong mùa hè và không quá nóng vào mùa đông.
- Sử dụng email hiệu quả và thận trọng vì chi phí cho việc sử dụng email có thể là tối thiểu, nhưng chi phí về năng suất có thể khá lớn.
- Kiểm soát việc sử dụng điện thoại một cách hợp lý. Đào tạo cho nhân viên kịch bản gọi điện khi chào hàng để mang lại hiệu quả cao và tránh gia tăng cước phí gọi điện thoại.
- Thực hiện phạm vi bảo hiểm đầy đủ, có bao gồm những rủi ro. Những khoản khấu trừ cao hơn cho những sự cố rủi ro xảy ra thấp có thể làm giảm chi phí bảo hiểm.
- Chọn mức bưu phí hay dịch vụ vận chuyển hiệu quả nhất dựa trên nhu cầu.
- Ô tô của công ty chỉ được phép sử dụng vào việc chung như đi ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng, tuyệt đối không sử dụng cho những mục đích cá nhân.
Sử dụng các phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý thu chi
Để đạt được hiệu quả tốt nhất khi quản lý thu chi thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp với nhiều tính năng thông minh. Việc quản lý bằng phần mềm sẽ đảm bảo được sự chính xác và nhanh chóng hơn. Với phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp thì bạn có thể dễ dàng trong việc ghi chép các khoản thu chi cụ thể cũng như quản lý chúng một cách hiệu quả.
Ngoài ra, phần mềm sẽ hỗ trợ cho người sử dụng trong việc thống kê cũng như báo cáo thu chi để mang đến cho người quản lý cái nhìn tổng quan nhất về tình hình doanh nghiệp.
