Quản lý kho hàng bằng Excel đúng cách và hiệu quả

Hàng hóa trong kho là tài sản lưu động quan trọng của hầu hết doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại. Do đó, việc Quản lý kho hàng là nhiệm vụ hàng đầu và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của một doanh nghiệp. Công việc quản lý này càng tốt và hiệu quả sẽ giúp giảm bớt được chi phí liên quan tới hàng tồn kho. Các doanh nghiệp đang dần sử dụng những phương pháp giúp tối ưu công đoạn quản lý kho hàng của mình để tránh những sai sót. Trong bài viết này, hãy cùng Abbycard.com tìm hiểu về Quản lý kho hàng bằng Excel đúng cách và hiệu quả

1. Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý kho giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả

Quản lý kho là công tác:

– Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa

– Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hu hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

– Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hinh thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa.

2. Các số liệu và mục cần biết trong Excel dùng để quản lý kho

Một bảng Excel quản lý kho cần có:

Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.

+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.

+ Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

+ Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.

+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).

Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

3. Excel quản lý hàng hóa bao gồm những file gì?

– Sheet Danh mục gồm:

+ Danh mục nhóm/ loại hàng

+ Danh mục đơn vị tính: Cái, Lô, Kg, …

+ Danh mục mặt hàng chi tiết: Gồm có mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và thông tin khác.

Danh mục hàng hóa trong Excel

– Sheet Nhập hàng và xuất hàng  :

+ Ngày tháng

+ Số chứng từ

+ Mã hàng

+ Tên hàng

+ Thành tiền.,… và một số thông tin khác

Sheet nhập hàng và xuất hàng trong Excel

– Sheet Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho hàng hóa

Báo cáo doanh thu và giá vốn trong Excel

Tuy nhiên quản lý kho hàng bằng Excel đã là một phương pháp cũ và truyền thống, phổ biến và còn một số rủi ro khó kiểm soát được. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa tối ưu hơn giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn, chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.