Cách đưa tiền thuê xe vào chi phí hợp lý mà kế toán viên nên biết

Cách đưa tiền thuê xe vào chi phí hợp lý mà kế toán viên nên biết là chủ đề của bài viết dưới đây. Hãy cùng abby card tìm hiểu chủ đề này ngay nhé!

1. Cách đưa tiền thuê xe vào chi phí hợp lý.

Doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lý

Để chi phí thuê xe là hợp lý thì bạn cần và nên có các chứng từ sau:

– Hợp đồng thuê xe phải có các nội dung sau:

+ Thông tin bên cho thuê và bên thuê

+ Thông tin xe

+ Tổng giá trị tiền thuê xe là bao nhiêu tiền/ tháng, hình thức và thời gian thanh toán

+ Các chi phí phát sinh: xăng xe, bảo bảo dưỡng, sửa chữa, lái xe bên nào (thường là doanh nghiệp chịu, để doanh nghiệp còn lấy hóa đơn VAT xăng dầu)

– Các giấy tờ liên quan tới xe (bản sao công chứng)

– Bảng kê 01/TNDN

– Chứng từ thanh toán

– Chứng từ nộp thuế, phí, lệ phí liên quan tới việc thuê ô tô  (tiền thuê >100 triệu/ năm – Căn cứ Điều 4, chương 1, TT 92/2015/TT-BTC)

– Hóa đơn xăng dầu, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng (nếu có)

– Bảng lịch trình xe (nếu có)

Mang bộ hồ sơ này lên cơ quan thuế để đóng thuế và xin cấp hóa đơn lẻ. Sau khi nộp đầy đủ thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho người xuất đề nghị. Hóa đơn lẻ bao gồm 3 liên – cơ quan thuế có trách nhiệm đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người đề nghị cấp hóa đơn, liên 3 lưu lại cơ quan thuế.

2. Chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương lái xe

Nhưng để những chi phí đi kèm như chi phí xăng dầu, chi phí sửa chữa, chi phí gửi xe, lương lái xe,… được tính vào làm chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì trong hợp đồng thuê xe doanh nghiệp cần thể hiện rõ điều này.

Các chi phí này doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ như: đổ xăng dầu cần có hóa đơn xăng dầu, sửa chữa cần có hóa đơn sửa chữa, tiền lương lái xe cần có bảng lương, hợp đồng lao động,… thì sẽ được trừ khi tính thuế TNDN

Lưu ý: Những chi phí xăng dầu, lương lái xe … dù có đầy đủ hóa đơn chứng từ cũng sẽ không được tính vào chi phí doanh nghiệp nếu như doanh nghiệp chỉ có hợp đồng thuê xe, tức không có hóa đơn thuê xe.

Bảng lịch trình xe

Mục đích: Bảng này dùng để theo dõi lịch trình của nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng xe  đi đâu, làm việc gì và thuộc dự án nào, có đúng với kế hoạch được duyệt không? Đồng thời để kế toán có thể xác định được định mức tiêu hao nguyên liệu và kiểm soát hóa đơn xăng dầu, bảo dưỡng cho hợp lý.

Tùy theo yêu cầu quản lý và ngành nghề kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có bảng lịch trình khác nhau

Thông qua bảng lịch trình này kế toán có thể:

+ Xác nhận lịch trình với người ký xác nhận có đúng với kế hoạch được duyệt hay không?

+ Biết được số km đi được trong tháng => có vượt định mức đã thỏa thuận không?

3. Cách tính thuế, lệ phí liên quan tới việc cho thuê xe

Theo Điều 4, Chương 1, TT 92/2015/TT-BTC:

Hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản có tổng doanh thu trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản lớn hơn 100 triệu đồng/ năm thì phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x thuế suất

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x thuế suất

Trong đó:

– Doanh thu tính thuế GTGT là khoản tiền mà bên cho thuê nhận được từng kỳ (Gồm tiền thu theo hợp đồng và thu khác) không bao gồm các khoản tiền phạt, tiền bồi thường nhận được do bên thuê vi phạm hợp đồng thuê.

– Doanh thu tính thuế TNCN là tất cả các khoản tiền mà bên cho thuê nhận được từng kỳ, bao gồm tiền thu theo hợp đồng, thu khác, tiền phạt và bồi thường do bên thuê vi phạm hợp đồng

– Tỷ lệ tính thuế GTGT đối với hoạt động cho thuê tài sản = Tỷ lệ tính thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê tài sản = 5%

Lưu ý: Thời điểm xác định doanh thu tính thuế là thời điểm bắt đầu của từng kỳ hạn thanh toán trên hợp đồng cho thuê

Người làm dịch vụ cho thuê xe phải nộp thuế

Đến đây là bài viết của abby card về chủ đề này cũng xin được tạm dừng. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn. Hãy ghé trang thường xuyên để cập nhật các tin tức khác nữa nhé!