Giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Sự phát triển kinh tế – xã hội phụ thuộc vào nhiều điều kiện, yếu tố khác nhau, nhưng chủ yếu nhất vẫn là con người. Các yếu tố vật chất như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, tài chính sẽ trở nên vô dụng nếu không có bàn tay của con người. Do vậy, hơn bất cứ nguồn lực nào khác, nguồn nhân lực luôn chiếm vị trí trung tâm và đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong phát triển kinh tế – xã hội của đất nước, nhất là trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Việc thu hút nhân lực phù hợp vào làm việc tại doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng. 

Trong bài viết này, hãy cùng Abbycard.com tìm hiểu về giải pháp để hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay.

1. Khái niệm tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên có đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Tìm kiếm, thu hút nhân viên trong tuyển dụng có thể nhờ vào thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp vì nó truyền đạt thông tin về văn hóa, mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp để thu hút nhân tài về đầu quân.

Tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm đáp ứng được yêu cầu sử dụng lao động của tổ chức. Quá trình tuyển dụng được coi là hoàn tất khi bao gồm cả hoạt động định hướng nhân viên, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập trong môi trường của tổ chức. 

Đánh giá ứng viên thông qua phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng

2. Vai trò của tuyển dụng nhân sự

Công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp có một ý nghĩa cực kỳ to lớn, có tính chất quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đến người lao động và xa hơn còn tác động đến sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.

2.1. Đối với doanh nghiệp

– Doanh nghiệp sữ có một đội ngũ nhân sự hùng hậu và chất lượng. bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời để quản trị nhân lực thật tốt thì bước đầu tiên là tuyển dụng cũng phải thật sự hiệu quả.

– Tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra người thực hiện công việc có năng lực,  phẩm chất để hoàn thành công việc được giao.

– Tuyển dụng được một khối lượng nhân sự chất lượng đồng nghĩa với việc công tác quản lý nhân sự cũng sẽ chất lượng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tiến hành nhanh chóng hơn.

2.2. Đối với người lao động

– Mở ra cơ hội nghề nghiệp cực lớn, tạo công ăn việc làm cho người lao động

– Có ý nghĩa to lớn trong việc tạo nên tinh thần cạnh tranh trong nội bộ những người lao động của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2.3. Đối với xã hội

– Tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp giúp cho việc thực hiện các mục tiêu kinh tế – xã hội: người lao động có việc làm, có thu nhập, giảm bớt gánh nặng xã hội như thất nghiệp và các tệ nạn xã hội khác.

– Tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp còn giúp cho việc sử dụng nguồn lực của xã hội một cách hữu ích nhất.

Xem thêm: 5 lưu ý không thể bỏ qua khi xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuyên nghiệp

3. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng nhân sự

3.1. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

 – Tỷ lệ thất nghiệp: tỷ lệ thất nghiệp của những người làm cùng công việc hay vị trí, ngành nghề mà tổ chức đang tuyển. Nếu tỷ lệ thất nghiệp cao thì tổ chức có thuận lợi thu hút được nhiều ứng viên hơn và ngược lại tổ chức sẽ bị hạn chế do khan hiếm lao động ở một số ngành nghề trên thị trường.

– Đối thủ cạnh tranh: nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải quan tâm đến hoạt động tuyển chọn của đối thủ cạnh tranh để biết đâu là điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức mình so với họ, từ đó làm cơ sở để tổ chức xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn.

– Khả năng sẵn có của nguồn lực theo mùa (sinh viên vừa tốt nghiệp). 

– Những ảnh hưởng của luật lao động.

3.2. Nhân tố bên trong doanh nghiệp

– Tính chất công việc hay vị trí cần tuyển: gồm kinh nghiệm, trình độ tay nghề; vị trí công việc có hấp dẫn hay không: thu nhập, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, …

– Hình ảnh của tổ chức hai doanh nghiệp: uy tín, danh tiếng, loại hình sở hữu, tên gọi, quy mô, ngành nghề kinh doanh.

– Chính sách nguồn nhân lực của tổ chức: lương, thưởng, chế độ BHXH, BHYT, thất nghiệp, …

– Tính ổn định của công việc: ít rủi ro, địa điểm làm việc thuận lợi.

– Quan điểm của nhà quản trị về nhân viên 

– Các giai đoạn phát triển của tổ chức, doanh nghiệp: trong giai đoạn tăng trưởng nếu tuyển dụng sẽ thu hút nhiều ứng viên hơn, giai đoạn suy thoái doanh nghiệp ít quan tâm đến tuyển dụng nên khả năng thu hút bị hạn chế.

– Thông báo tuyển dụng: quảng cáo trên báo, đài, truyền hình; các trung tâm giới thiệu việc làm; niêm yết trước cổng cơ quan, doanh nghiệp, … 

Khi xem xét tuyển dụng, nhân tố nguồn lực bên ngoài có ảnh hưởng rất lớn

4. Quy trình tuyển dụng nhân sự tối ưu

– Lập kế hoạch tuyển dụng 

Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển và các tiêu chuẩn cần đặt ra cho từng vị trí cần tuyển. 

– Tìm kiếm, thu hút ứng viên 

Nhân lực đào tạo các bậc vẫn tăng, nhưng đội ngũ nhân lực chất lượng cao vẫn còn thiếu so với nhu cầu xã hội. Cùng với đó, thừa, thiếu nhân lực đang xảy ra ở nhiều ngành nghề do cơ cấu đào tạo bất hợp lý. Hiểu rõ được chất lượng thị trường lao động hiện tại tổ chức có thể thu hút ứng viên một cách hiệu quả.

– Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ

Là việc thu thập và đánh giá về ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển, trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng sau. Một hồ sơ xin việc được gọi là hoàn chỉnh phải cung cấp nhiều thông tin cho nhà tuyển dụng và phải tạo được sự khác biệt hóa đối với các hồ sơ khác nhằm gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng.

– Sơ tuyển

Đây là cuộc tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và người lao động nên nó để lại nhiều ấn tượng cho họ. 

– Phỏng vấn.

Đây là cuộc phỏng vấn chính thức nên thời gian khá dài, khoảng tử 0,5 – 1 giờ/ ứng viên. Có thể áp dụng các phương pháp phỏng vấn sau:

• Phỏng vấn theo mẫu
• Phỏng vấn không chỉ dẫn
• Phỏng vấn nhóm
• Nhóm phỏng vấn
• Phỏng vấn căng thẳng. 

– Quyết định tuyển dụng

Nhà tuyển dụng tập hợp lại mọi thông tin mà họ có được trong suốt quá trình từ sơ tuyển đến phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp của các ứng viên so với tiêu chuẩn công việc và mục tiêu tuyển chọn của tổ chức.

– Theo dõi, thử việc

Trưởng bộ phận lập và theo dõi chương trình hội nhập và thử việc  gồm: kế hoạch đào tạo kiến thức công việc, mục tiêu công việc, quy trình thực hiện, các cam kết với công ty, cách phối hợp. Phòng nhân sự cập nhật thông tin, tư vấn khi cần thiết, yêu cầu đánh giá thử việc, lưu hồ sơ.

– Tuyển dụng chính thức.

Hai bên, nhà tuyển dụng và người lao động tiến hành thương lượng lương bổng và đãi ngộ. Khi hai bên đạt được sự thống nhất thì phòng nhân sự tiến hành ký kết hợp đồng lao động và các thủ tục khác để hoàn thành thủ tục tiếp nhận nhân viên chính thức.

Xem thêm: 7 bước chuẩn trong một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

5. Quy trình phỏng vấn tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Bước 1: Giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự làm việc của buổi phỏng vấn.

Để quá trình tuyển dụng có thể suôn se và thành công thì nhà tuyển dụng nên có những quy định rõ ràng và cung cấp những thông tin cần thiết để ứng viên nắm rõ trong quá trình phỏng vấn, tránh những thông tin mơ hồ và sai sót không đáng có. 

Bước 2: Người phỏng vấn giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về công việc.

Tiếp đến, trước khi phỏng vấn ứng viên, người phỏng vấn nên giới thiệu thật chi tiết về công việc và doanh nghiệp. Hơn hết, thông tin về doanh nghiệp và công việc thường là những câu hỏi hay gặp trong nội dung chính của cuộc phỏng vấn.

Bước 3: Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm làm rõ thông tin trong hồ sơ ứng viên.

Đây là bước để các nhà tuyển dụng thẩm định lại độ chính xác các thông tin trong hồ sơ xin việc của ứng viên. Hoặc có thể nhà tuyển dụng có thể thấy được sự chủ động và tư tin của ứng viên khi tự giới thiệu bản thân mình. Sự tự tin là yếu tố quan trọng nhất và cũng được nhà tuyển dụng xem xét để tuyển dụng

Bước 4: Phần chính của cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực người được tuyển dụng.

Đây là lúc quan trọng nhất để ứng viên thể hiện mình. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ bị thu hút bởi một ứng viên có cách ứng xử một cách thông minh, nhạy bén, tự tin.

Bước 5: Ứng viên đặt câu hỏi.

Đây là bước nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên quan tâm và tìm hiểu về công việc và doanh nghiệp như thế. Nó chứng tỏ công việc này thực sự có ý nghĩa với họ ra sao.

Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm lại các thông tin và thông báo với ứng viên về bước tiếp theo.

Cần có sự trao đổi thông tin ứng viên trong quá trình phỏng vấn

6. Giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự

6.1. Sự quan tâm của Ban quản trị doanh nghiệp

Trước khi quyết định một quy trình tuyển dụng nhân sự mới cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần củng cố thật vững chắc nội bộ đặc biệt là ban quản trị doanh nghiệp. Ban quản trị doanh nghiệp và ban tuyển dụng nguồn nhân lực phải thật sự chất lượng thì quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới thực sự chất lượng.

6.2. Phát huy tối đa hiệu quả của kênh tuyển dụng đã chọn

Hầu hết trong quy trình tuyển dụng nhân sự mới thì ứng viên hầu hết là sinh viên mới ra trường và đã tốt nghiệp vì thế kênh tuyển dụng chủ yếu của doanh nghiệp tập trung ở các trường đại học. Đây được coi là kênh tuyển dụng quan trong đối với doanh nghiệp vì nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp chủ yếu là ở bộ phận lao động trực tiếp. Vì thế doanh nghiệp phải thực sự quan tâm đến chất lượng cũng như khai thác và phát huy nguồn lực to lớn này.

6.3. Khuyến khích kênh tuyển mộ từ nội bộ doanh nghiệp

Với kênh tuyển dụng này thì được áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp thông qua các mối quan hệ và sự giới thiệu của nhân sự trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải tiếp tục khuyến khích thực hiện tốt việc khai thác nguồn lực từ kênh tuyển dụng này.

6.4. Khai thác kênh tuyển dụng nhân sự mới

Thông báo tuyển dụng hiện nay rất phổ biến trên Internet. Do đây là công cụ tìm kiếm rất tiện ích đối với người dùng ngày nay, trong đó có một số lượng lớn người tìm kiếm việc làm. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về công cụ tuyển dụng này để khai thác cho hợp lý, hiệu quả, đặc biệt là các trang web tuyển dụng miễn phí. Ddồng thời báo chí cùng là kênh tuyển dụng tương đối phổ biến.

6.5. Lập giải pháp cụ thể trong công tác tuyển dụng

Tuyển dụng là công tác quan trọng nhất trong thực hiện mục tiêu của tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể tìm ra được nguồn nhân lực tài giỏi và giúp ích cho mình hay không phụ thuộc rất lớn vào công tác này. Do vậy, doanh nghiệp cần có sự quan tâm đến công tác tuyển chọn, dần cải thiện để nâng cao hiệu quả tuyển dụng. 

Cụ thể là:

– Lập tiêu chuẩn cụ thể hơn cho từng vị trí công việc

– Điều chỉnh các bước trong tuyển chọn sao cho phù hợp nhất

6.6. Thực hiện tốt các hoạt động quản trị nhân lực

Thực tế không thể phủ nhận là tuyển dụng không đứng một mình mà nó là một công tác trong quản trị nhân lực do đó cần phải kết hợp các công tác lại tăng hiệu quả cho toàn bộ các hoạt động trong quản trị nhân sự. 

Trên đây là toàn bộ giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự mà Abbycard.com muốn gửi đến bạn,

Nếu doanh nghiệp bạn đang quan tâm đến những giải pháp quản lý doanh nghiệp như quản lý bán hàng hiệu quả thì hiện nay Abbycard.com đang cung cấp phần mềm quản lý bán hàng tối ưu nhất giải quyết những vấn đề quản lý hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

Cuối cùng, Abbycard.com chúc bạn luôn thành công!