Những điều cần biết về quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

Tạm ứng là một hoạt động rất phổ biến trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi kế toán cần phải mở sổ theo dõi chặt chẽ. Thực tế, một số doanh nghiệp chưa coi trọng quy trình tạm ứng đúng mức. Có thể do áp lực tiến độ công việc, nể nang nên “du di” cho người tạm ứng khi họ không có chứng từ hoặc khai báo chậm trễ,… dẫn đến việc quản lý các khoản tạm ứng khó khăn, mất kiểm soát, có thể gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Ở bài viết hôm nay, hãy cùng Abbycard.com tìm hiểu về quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp nhé.

Nguyên tắc kế toán tạm ứng

Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).
Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận khoản tạm ứng kỳ của kỳ tiếp theo. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Xem thêm: Tổng hợp hướng dẫn cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán

Quy trình và chứng từ tạm ứng

Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng

Yêu cầu: ghi đúng, ghi đủ các nội dung có trong giấy đề nghị

Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt

Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu

Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu phiếu chi tạm ứng

Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng
Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia.

Xem thêm: Quy trình bổ nhiệm kế toán trưởng theo thông tư 163

Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng

Bước 1: Nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan làm đề nghị thanh toán

Khi thực hiện xong công việc được giao, nhân viên sẽ tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan để làm đề nghị thanh toán xem tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu

Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ

Các chứng từ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra, rà soát lại tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ
Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp
Những khoản chi không có hóa đơn thì phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)

Bảng kê mẫu 01/TNDN (theo thông tư 78/2014/TT-BTC)