Hướng dẫn chi tiết cách quản lý bán hàng bằng excel
Hướng dẫn chi tiết cách quản lý bán hàng bằng excel là chủ đề của bài viết dưới đây. Hãy cùng abby card tìm hiểu chủ đề này ngay nhé!
1. Lợi ích khi quản lý bán hàng bằng excel
Từ khi excel ra đời, nó luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ tiên tiến để giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công sức trong việc ghi chép sổ sách như trước đây. Mọi công việc ngày nay đều xử lý thông qua máy móc hoặc internet.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, quản lý công nợ,… mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau.
Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.
Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.
2. Những yếu tố cần có để quản lý bán hàng bằng Excel
Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong quản lý hàng nhập xuất tồn kho bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm (Lookup),… Hãy tự trau dồi và tìm hiểu để có vốn kiến thức về excel.
Nắm rõ đặc điểm của các hàm để có thể thực hiện việc quản lý hiệu quả hơn. Bạn có thể học các hàng excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, hoặc đăng ký các khóa học online.
Một điều không thể thiếu nữa là máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007 trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình bằng file excel.
3. Quản lý bán hàng bằng Excel
Khi lựa chọn cách thức quản lý bán hàng bằng excel, chúng ta nên lựa chọn giữa kiểu mẫu đơn giản và kiểu mẫu phức tạp. Khi sử dụng kiểu mẫu phức tạp, đôi khi chúng ta sẽ phải download trên mạng về vì nó có những bảng, cột, sổ được tạo sẵn khá phức tạp.
Nhược điểm của cách thức này đó là khó tránh khỏi máy tính bị nhiễm virus, nhất là khi không may gặp phải những đường link kém uy tín. Ngược lại, đối với kiểu mẫu đơn giản hơn, một người bình thường hoàn toàn có thể tự học để tạo được trong thời gian ngắn.
Khi quản lý bán hàng, chúng ta thường quan tâm đến lượng hàng nhập về, lượng hàng xuất ra kho và bán. Cụ thể hơn là ta quan tâm đến hàng hoá bán ra mỗi ngày được bao nhiêu, mỗi lần bán ra loại mặt hàng gì, có giá bao nhiêu và khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
Tuy nhiên, cách quản lý bán hàng bằng excel đồi hỏi ít nhất bạn phải có kiến thức về 1 số hàm như sum, phép cộng trừ nhân chia…
4. Ưu và nhược điểm của quản lý bán hàng bằng Excel
4.1 Ưu điểm
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, cửa hàng có thể nhận được nhiều lợi ích hơn so với quản lý bán hàng bằng sổ sách. Chẳng hạn như:
Quản lý thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho chính xác hơn
Số tiền về doanh thu, chí phí, lợi nhuận được tính rõ ràng, chính xác hơn. Ít xảy ra nhầm lẫn hơn so với sổ sách
File excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào nên bạn có thể dễ dàng thêm các trường mới, hàm nhập phù hợp với nhu cầu quản lý
So với phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường, sử dụng Excel giúp tiết kiệm chi phí hơn.
4.2 Nhược điểm
So với phương pháp thủ công như sổ sách, sử dụng file excel để quản lý khiến bạn tốn 1 khoản chi phí đầu tư laptop hoặc máy tính PC. Ngoài ra, khi sử dụng excel còn có một số nhược điểm khác như:
Với các file chứa quá nhiều dữ liệu, thi thao tác trên máy tính dễ gặp phải tình trạng treo, đơ máy. Khi cửa hàng đông khách thường sẽ gây gián đoạn công việc, đồng thời dễ xảy ra tình trạng quên trừ đi số lượng hàng xuất bán.
Yêu cầu nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán cần có trình độ nhất định để sử dụng excel – quản lý thông tin bán hàng.
Không thể quản lý từ xa do thông tin, dữ liệu chỉ tập trung tại máy tính được cài đặt file excel.
Dễ bị mất dữ liệu bán hàng khi máy tính gặp virus hoặc bị hỏng.
Hạn chế chức năng quản lý so với các phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường như tích điểm khách hàng, quản lý giao hàng, quản lý bán hang online, phân quyền vai trò nhân viên…
5. Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel hiệu quả
5.1 Danh mục sản phẩm
Một file quản lý bán hàng thì nhất thiết sẽ không thể thiếu việc có danh mục hàng hóa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Do đó, chủ cửa hàng cần xây dựng danh mục bán hàng thật khoa học với những thông tin chi tiết như sau:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng có trong kho
5.2 Nhập hàng và xuất hàng
Đối với mỗi giao dịch phát sinh, chủ cửa hàng sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý đơn giản và thuận lợi hơn. Mục này cần bao gồm những thông tin:
- Ngày tháng phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
5.3 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Với phần này, chủ cửa hàng sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của cửa hàng cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí.
Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng của cửa hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.
Đến đây là bài viết của abby card về chủ đề này cũng xin được tạm dừng. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn. Hãy ghé trang thường xuyên để cập nhật các tin tức khác nữa nhé!
