Quản lý kho là gì? Những phương pháp quản lý hàng hiệu quả hiện nay
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh của doanh nghiệp
I: Tìm hiểu chung về Hàng tồn kho
1.1. Khái niệm hàng tồn kho
Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần biết khái niệm thế nào là hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất,… Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.
1.2. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau:
– Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.
– Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
– Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền tệ, sản phẩm dở dang, thành phẩm…)
– Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với những đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vây, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điều kiện tự nhiên hoặc điều kiện nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý.
– Việc xác định chất lượng , tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn, phức tạp. Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, kim khí quý, đồ cổ…
1.3. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp
– Cải thiện mức độ phục vụ
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kĩ thuật,… Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty.
– Giảm tổng chi phí logistic
Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan…..từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Chi phí logistic là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng.
– Đáp ứng các đơn hàng đột xuất
Hàng hóa được công ty sản xuất hoặc nhận bán được bán ngay cho khách hàng tại các cửa hàng của công ty hoặc các đại lý phân phối nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã đặt trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi sẽ phải tiếp nhận một vài đơn hàng đột xuất, số lượng đặt mua lớn mà công ty không thể sản xuất trong thời gian ngắn. Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về các đơn hàng đột xuất này, giữ được mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đồng thời đảm bảo nguồn thu của công ty.
– Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm
Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật (như sữa, mỡ động vật,…). Tại một khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu về số lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời.
– Đầu cơ chờ giá
Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để “tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại. Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá. Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất ra hoặc thu mua từ thị trường. Hành động này làm lượng cung hàng hóa đó trên thị trường giảm đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó.
– Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống hàng hóa
Thông thường, trong qui trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp trích ra một số lượng nhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng). Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp.
1.4. Phân loại hàng tồn kho
Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng
– Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
– Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,…
Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành
– Hàng tồn kho được mua vào
- Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
– Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành.
– Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng…
Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng
– Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
– Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý.
– Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.
Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản
– Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng, …
– Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,…
II: Quản lý kho là gì?
2.1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
2.2. Sự cần thiết của quản lý kho với doanh nghiệp
Quản lý hàng lưu động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung của doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lưu động – có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động nói riêng và tài sản nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp.
Quản lý và sử dụng hợp lý các tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Do đó, doanh nghiệp cần tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thỏa mãn nhu cầu của sản xuất với việc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong điều kiện tối thiểu hóa chi phí phát sinh.
2.3. Các tiêu chí quản lý kho hàng
Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật
– Đảm bảo cho kho hàng phù hợp với công tác bảo quản, bảo vệ hàng hóa.
– Xác định phương pháp, phương tiện sắp xếp hàng hóa trong kho một cách hợp lý, khoa học.
– Thực hiện chế độ theo dõi trong kho về mặt hiện vật.
– Phân loại hàng hóa để bảo quản theo phương pháp phù hợp.
Quản lý hàng tồn kho về mặt giá trị và hiệu quả kinh tế
Doanh nghiệp cần Kkiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa. Từ đó, nhà quản lý đưa ra cơ sở giá bán hợp lý và tính toán khoản lợi nhuận thu về do bán hàng.
III: Tại sao cần quản lý kho?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.
Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?
3.1. Tránh thất thoát hàng hóa
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.
Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.
Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới trình làng có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
3.2. Giảm chi phí trong quản lý kho
Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.
Tiết kiệm chi phí mua hàng
Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.
Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…
Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả
Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.
Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.
3.3. Tăng doanh thu nhờ quản lý kho hiệu quả
Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.
3.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động
Vốn lưu động là gì?
Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.
Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:
Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít
Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.
Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …
Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.
Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.
Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động
Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.
Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.
IV: 17 cách quản lý kho hàng hiệu quả
4.1. Soát hóa đơn, phiếu nhập, xuất kho- cách quản lý kho
Đây có thể cho là một trong những công việc chính của một người làm công việc liên quan đến quản lý kho cho dù là kho hàng nhỏ của các shop bán lẻ hay kho hàng lớn của các đại lý, doanh nghiệp. Việc biết cách kết hợp và xử lý khoa học khi tiếp nhận và phải kiểm tra một loạt các chứng từ , xuất, nhập, lưu chuyển hàng là một bài toán được đặt ra cho các nhà quản lý. Đây không chỉ đơn thuần là một công việc ghi chép hóa đơn mà nó cần phải thực hiện sao cho tối ưu và năng suất nhất.
Trước hết, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa nhập kho một cách thông thạo.
4.2. Kỹ năng sắp xếp hàng hóa tối ưu- cách quản lý kho
Cùng một không gian, diện tích nhất định, những người biết cách sắp xếp hàng hóa của mình sao cho tối ưu nhất là những người chiến thắng. Nó sẽ giúp cho hiệu suất công việc quản lý lẫn các khâu tiếp theo được tiến hành trơn tru và tránh được tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng.
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp đòi hỏi kỹ năng sắp xếp hàng hóa chuyên nghiệp
Ngoài ra, hãy trang bị sẵn sàng những tấm kệ để có thể bảo quản hàng hóa của bạn trong điều kiện tốt nhất. Tránh xa các tác động không đáng có có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của bạn.
4.3. Đánh dấu hàng hóa- cách quản lý kho
Đây có thể là một mẹo hay giúp bạn xác định được hàng hóa cần tìm giữa hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng khác nhau. Việc đánh dấu, phân loại này có thể dựa trên nhiều cấp độ như ngày nhập, ngày hạn sử dụng, theo mẫu mã, theo trend ,…v….v… để có phương án và biện pháp xuất nhập tối ưu nhất.
Việc đánh dấu hàng hóa sẽ được khoa học hơn khi bạn sử dụng các công cụ word, excel, access để tạo bảng tính và các danh sách, kế hoạch đấy!
4.4. Hệ thống hóa sổ sách lưu trữ về kho- cách quản lý kho
Với một lượng vô cùng lớn hàng hóa ra vào hằng ngày, việc ghi chép đối với nhân viên quản lý kho sẽ vô cùng vất vả. Tuy nhiên hoạt động này có lẽ vẫn chưa được thực hiện một cách chuẩn xác và hiệu quả nhất. Thay vì sử dụng sức người thì ngày nay có rất nhiều phần mềm có khả năng xử lý thông tin trong kho một cách chuẩn xác, giúp chủ shop, doanh nghiệp giảm thiểu được rủi ro sai sót trong quá trình nhập hàng hóa. Các phần mềm quản lý kho ngày nay không chỉ vô cùng thuận tiện mà còn liên kết bạn với các tính năng, nguồn cung ứng khác.
4.5. Kiểm kê kho hàng theo định kỳ- cách quản lý kho
Việc kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ nhằm xác định số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với sổ sách, hồ sơ hàng hóa; xác nhận chất lượng của hàng hóa (nhận biết được những hư hại, hay suy giảm chất lượng của hàng hóa). Đây cũng là hoạt động quan trọng đảm bảo cho việc luân chuyển liên tục của hàng hóa, tránh tình trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng. Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho là 2 yếu tố đầu tiên trong phương pháp quản lý kho hiệu quả.
4.6. Đảm bảo định mức hàng tồn kho- cách quản lý kho
Định mức hàng tồn kho được định nghĩa là lượng hàng hóa vật tư được xác định luôn duy trì trong kho hàng nhằm đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa vật tư một cách kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh, xây dựng,… được diễn ra một cách liên tục. Việc xác định định mức tồn kho cần dựa trên các tiêu chí như:
- Tình hình tiêu thụ của hàng hóa
- Lượng hàng tồn kho thực tế trong kho
- Tình hình cung cấp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu của các nhà cung ứng
- Số lượng đợt đặt hàng của khách
4.7. Tuân thủ các nguyên tắc về nhập xuất hàng hóa
Nhập hàng: kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng vật tư hàng hóa, đảm bảo hàng nhập trùng khớp thông tin trên chứng từ; lập biên bản ghi nhận và từ chối nhập hàng khi có sai lệch lớn về hàng hóa.
Xuất hàng: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, đảm bảo hàng hóa xuất đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)
Quản lý kho là một hoạt động vô cùng quan trọng nhưng cũng không kém phần phức tạp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp của iBom sẽ thay thế hoạt động ghi chép số liệu hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn bằng tay thủ công bằng hệ thống trực tuyến từ đó giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả, hạn chế được những sai sót và hao hụt.
4.8. Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.
Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.
Sơ đồ mô tả phương pháp FIFO và LIFO
Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
Tìm hiểu chi tiết tại: Khái niệm FIFO LIFO và tầm quan trọng trong quản lý kho hàng.
4.9. Quy hoạch kho theo từng khu vực
Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng.
Ví dụ, cần bố trí hàng cố định ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên nên được đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Lưu hàng thực phẩm ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu,….đặc biệt hàng hóa chất để ở vị trí riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng các loại hàng khác,…
Tổ chức quản lý kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ có thể tiếp cận hàng hóa dễ dàng.
Đồng thời căn cứ vào bố trí này để dán các bảng chỉ dẫn cụ thể, giúp các bộ phận khác có thể tiếp cận ngay khi cần thiết.
4.10. Dán nhãn từng lô hàng, mã vạch
Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở phần trên hoặc kết hợp dùng hệ thống máy quét mã vạch.
Theo đó khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng về sau.
4.11. Lắp camera quan sát
Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….
4.12. Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho
Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)
Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân viên kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho.
Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
4.13. Mua phần mềm quản lý
Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng…Tuy nhiên chi phí có thể sẽ khá cao. Bạn có thể tìm hiểu, so sánh tính năng và giá cả từ nhiều nguồn để chọn ra phần mềm phù hợp nhất.
4.14. Sử dụng dịch vụ lưu trữ
Là cách kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa.
Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này có sẵn kho hàng và đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm!
Ví dụ tại Saigon Express, khách hàng tiến hành ký hợp đồng thuê kho và bàn giao hàng hóa. Khi muốn xuất hàng chỉ cần thông báo trước, hàng hóa sẽ được chuẩn bị theo yêu cầu. Đồng thời hàng tháng khách hàng sẽ nhận được bảng báo cáo xuất nhập tồn chi tiết để theo sát tình hình lưu trữ, bán hàng của doanh nghiệp.
Kho của Saigon Express trang bị đầy đủ xe nâng hạ giúp quá trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng
4.15. Sắp xếp theo mã SKU
SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể xác định ngay vị trí của hàng.
Ví dụ, một sản phẩm thời trang lưu tại khu A, kệ 1, tầng 02, ô 17, màu đỏ dành cho nữ có thể có mã SKU là A10217DNu. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn cụ thể, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quá trình quản lý. Tuy nhiên cần hạn chế sử dụng các chữ hoặc số dễ nhầm lẫn như số 0 và chữ O, chữ L thường và in hoa. Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu như /, ,..cũng cần tránh vì có thể làm file excel hoặc phần mềm bị lỗi khi nhập liệu.
4.16. Quản lý kho hiệu quả bằng cách xây dựng các mối quan hệ
Một trong những yếu tố giúp quản lý hàng tồn kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn. Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.
Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.
Quan hệ tốt giữa nhà phân phối và nhà sản xuất sẽ tạo ra lợi ích cho cả đôi bên. Ví dụ, một mặt hàng nào đó bạn bán rất chạy thì bạn có thể yêu cầu nhà sản xuất đẩy mạnh sản xuất sản phẩm đó. Ngược lại, nếu sản phẩm được khách hàng phản hồi không tốt hay gặp lỗi ở chỗ nào đó thì bạn cũng có thể báo lại với nhà sản xuất để họ có sự điều chỉnh.
4.17 Có kế hoạch dự phòng
Rất nhiều vấn đề có thể đột xuất xảy đến trong khi quản lý hàng tồn kho và những vấn đề này có thể làm ảnh hưởng trầm trọng đến việc kinh doanh của bạn. Vì vậy, bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.
V: Lưu ý trong quá trình quản lý hàng hóa
- Luôn khóa và niêm phong kho đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn
- Ngoài nhân sự cố định trong kho, bất kỳ ai khi đến kho đều phải có sự chấp thuận của người quản lý và được thông báo trước.
- Đề phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường (tránh trộm cắp, đột nhập). Kho luôn cần có bảo vệ.
- Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ hay quản lý cần ký hợp đồng. Trong đó nêu các thỏa thuận, chính sách rõ ràng, đặc biệt trong trường hợp bồi thường khi xảy ra sự cố đối với hàng hóa.
- Nên đưa ra định mức lượng tồn kho của từng mặt hàng để dễ dàng kiểm soát
Đến đây là bài viết của abby card về chủ đề này cũng xin được tạm dừng. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn. Hãy ghé trang thường xuyên để cập nhật các tin tức khác nữa nhé!
