Mẫu phiếu gửi hàng là gì? Có bao nhiêu loại phiếu gửi hàng?

Mẫu phiếu gửi hàng là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát tình trạng sản phẩm được gửi đi, đối chiếu với thông tin trên phiếu gửi hàng. Từ đó, có thể xác nhận hàng hóa đã được giao cho đúng người nhận, đúng thời gian và đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra chính xác, không xảy ra sai sót hay thất thoát.

Mẫu phiếu gửi hàng có vai trò gì?

Theo dõi hành trình vận chuyển: Mẫu phiếu gửi hàng cung cấp thông tin chi tiết về hành trình của kiện hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi được tình trạng đơn hàng dễ dàng hơn.
Xác nhận thông tin giao hàng: Mẫu phiếu gửi hàng có vai trò xác nhận thông tin về người gửi, người nhận, địa chỉ nhận hàng, thời gian giao hàng và các thông tin liên quan khác.
Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến việc giao hàng, mẫu phiếu gửi hàng sẽ đóng vai trò là bằng chứng để xác định trách nhiệm của các bên liên quan.

Thông tin cần có trên mẫu phiếu gửi hàng

Thông tin về người gửi:
Tên, địa chỉ và số điện thoại của người gửi
Thông tin về người nhận:
Tên, địa chỉ và số điện thoại của người nhận
Thông tin về hàng hóa:
Tên hàng hóa
Số lượng
Trọng lượng
Kích thước
Giá trị
Thông tin về đơn hàng:
Ngày đặt hàng
Mã đơn hàng
Phương thức vận chuyển
Ngày giao hàng dự kiến

Lợi ích của việc sử dụng mẫu phiếu gửi hàng

Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu phiếu gửi hàng giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình giao hàng.
Tăng cường sự tin cậy: Mẫu phiếu gửi hàng giúp tăng cường sự tin cậy với khách hàng khi họ biết rằng thông tin về đơn hàng của họ được theo dõi và quản lý một cách cẩn thận.
Giảm thiểu sai sót: Mẫu phiếu gửi hàng giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình giao hàng bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về đơn hàng.

Các loại phiếu gửi hàng phổ biến

Phiếu gửi A4/A5

Kích thước: A4 (210 x 297mm) hoặc A5 (148 x 210mm).
Ứng dụng: Thường được sử dụng cho các đơn hàng có kích thước vừa và lớn, cần nhiều thông tin mô tả.

Phiếu gửi 80mm

Kích thước: Khổ giấy 80mm.
Ứng dụng: Phù hợp với các đơn hàng có kích thước nhỏ, không cần nhiều thông tin mô tả.

Phiếu in 4 phiếu gửi trên 1 trang A4

Kích thước: A4 (210 x 297mm).
Ứng dụng: Tiết kiệm giấy và chi phí in ấn, thường sử dụng cho các đơn hàng có kích thước nhỏ, không cần nhiều thông tin mô tả.

Phiếu in nhãn đơn hàng

Kích thước: Tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng.
Ứng dụng: Thường được sử dụng để dán trực tiếp lên kiện hàng, cung cấp thông tin về người gửi, người nhận và mã vận đơn.

Cách thiết kế mẫu phiếu gửi hàng

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Tích hợp sẵn các mẫu phiếu gửi hàng có sẵn.
Cho phép tùy chỉnh mẫu phiếu gửi hàng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý tập trung các đơn hàng và phiếu gửi hàng.

Thiết kế thủ công

Sử dụng các phần mềm thiết kế đồ họa như Photoshop, Illustrator.
Tùy biến mẫu phiếu gửi hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Lưu ý: Đảm bảo thông tin trên phiếu gửi hàng đầy đủ và chính xác.

Lưu ý khi sử dụng mẫu phiếu gửi hàng

Điền thông tin đầy đủ và chính xác

Thông tin người gửi, người nhận, hàng hóa và đơn hàng phải được điền đầy đủ và chính xác.
Sai sót trong thông tin có thể dẫn đến việc giao hàng chậm trễ hoặc không chính xác.

Sử dụng bản gốc của mẫu phiếu gửi hàng

Sử dụng bản gốc của mẫu phiếu gửi hàng để đảm bảo tính hợp lệ của thông tin.
Tránh sử dụng bản sao hoặc bản chụp để tránh sai sót.

Ký tên và đóng dấu xác nhận

Người gửi và người nhận cần ký tên và đóng dấu xác nhận vào mẫu phiếu gửi hàng.
Việc này giúp xác nhận rằng thông tin trên phiếu gửi hàng là chính xác và được chấp thuận bởi cả hai bên.

Mẫu phiếu gửi hàng điện tử

Mẫu phiếu gửi hàng điện tử là phiên bản điện tử của mẫu phiếu gửi hàng giấy truyền thống.
Được tạo và lưu trữ trên các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.